Adjoint.e exécutif.ve

La tête recherche; Montreal; On-site; CAD 81,000 - 114,000; Full time

Job summary

Une entreprise de conseil à Montréal recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour fournir un soutien administratif aux associés et coordonner les opérations de l’équipe. Le candidat idéal doit avoir 5 à 7 ans d'expérience et une formation en secrétariat ou administration, ainsi qu'un niveau avancé de la suite Office. Ce rôle exige également des compétences en gestion de projets, en marketing et une capacité à gérer des demandes de multiples gestionnaires. Un environnement dynamique et stimulant vous attend.

Qualifications

• 5 à 7 ans d’expérience comme adjointe exécutive ou dans un poste similaire.
• Compétences solides en gestion de projets TI et marketing.
• Capacité à gérer des demandes de plusieurs gestionnaires simultanément.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif auprès des associés.
• Gérer le service client et les opérations de la firme.
• Organiser des événements et veiller à la communication interne.

Skills

Connaissance avancée de la suite Office

Gestion de projets TI

Gestion de plusieurs gestionnaires

Marketing et développement des affaires

Education

Formation en secrétariat/bureautique/administration

Job description

Adsum Groupe Conseil est une firme québécoise de services-conseils en gestion fondée en 2014 et établie dans le Vieux-Montréal. Elle accompagne les organisations dans la planification et l’exécution de leurs projets stratégiques, en particulier dans les domaines de la transformation organisationnelle, de la gestion de projets et de programmes, ainsi que de la gestion du changement.

Son approche repose sur une compréhension fine des enjeux d’affaires et sur une collaboration étroite avec les clients, qu’ils proviennent des secteurs de la finance, de l’énergie, du transport ou de la santé. Adsum se distingue par la qualité de ses expertises et par sa capacité à traduire une vision stratégique en résultats concrets.

Le rôle

Le.la adjoint.e. exécutif.ve joue un rôle central chez Adsum Groupe Conseil. Il.elle assurera un soutien auprès des 2 associés et coordonnera toutes les opérations administratives pour toute l’équipe, ainsi que le service client en plus de gérer des projets en TI, en acquisition de talents et en marketing.

Gestion de projets marketing

• Assurer le service à la clientèle virtuel (chat) et les appels entrants et sur les médias sociaux;
• Être le gardien du rayonnement de la firme et des associés (médias sociaux, site web) et sur les plateformes externes, au besoin;
• Rédiger des pièces de marketing et en gérer le calendrier éditorial (infolettre, médias sociaux, etc.)
• Organiser les événements produits par Adsum et veiller au calendrier de participation de l’équipe pour ceux à l’externe (conférences, commandites) et y représenter le cabinet lors de certains événements;
• Rédiger/produire des propositions de service pour l’ensemble des services offerts en soutien à l’équipe;
• Veiller à une vigie pour répondre aux appels d’offre et accompagner les associés dans la rédaction, la collection des données puis l’envoi;
• Gérer les prises de rendez-vous entre les associés et les clients au niveau du développement des affaires;
• Accueillir et offrir une expérience mémorable à nos clients lors de leur passage à nos bureaux.

Gestion de projets TI et opérations administratives

• Apporter un soutien varié selon les besoins (incluant prise-en-charge avec nos fournisseurs de support technologique – imprimante, ordinateurs, téléphone, Internet, etc.) et gérer le fournisseur de service TI;
• Créer et implanter un outil de gestion de données centralisé à partir de données existantes et en assurer la mise à jour en continue;
• Être le point de contact pour les fournisseurs en lien avec le bureau (fruits, café, sécurité, travaux, assurances, etc.);
• S’assurer que les lieux sont toujours en parfait ordre (salles, cuisine, espace commun) et gérer l’entretien ménager;
• Être la courroie de transmission de l’information importante auprès de l’équipe (assurance, vie corporative, bulletin hebdo), comité social (programme de reconnaissance, suivi annuel, etc.);
• Gérer les comptes de dépenses et les opérations financières quotidiennes (dépenses événements, émission de chèque, inventaire et commande des collations et matériel de bureau, etc.);

Gestion de projets en acquisition de talents

• Mettre en œuvre le processus de recrutement de l’équipe de consultants et assurer la vitalité de la pépinière de talents;
• Assurer l’intégration des nouveaux talents au sein du cabinet et créer un esprit de communauté de pratique;
• Être la courroie de transmission au niveau des contrats de travail et en assurer le respect.

La tête recherchée

• Formation en secrétariat/bureautique/administration et/ou 5 à 7 ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive ou dans un poste similaire, dans une organisation en forte croissance et au rythme rapide;
• Connaissance niveau avancé de la suite complète Office;
• Expérience à travailler pour plus d’un gestionnaire à la fois;
• Expérience en gestion de projets en TI (CRM, Sharepoint) et en marketing/développement des affaires (médias sociaux, événementiel, rédaction, partenariat, représentation, etc.);

LTC veut faire rayonner votre talent. Vous êtes peut-être la personne idéale pour cette entreprise.

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