Adjoint.e exécutif.ive

Belron Canada Inc.; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise leader du secteur automobile recherche un.e Adjoint.e exécutif.ive pour soutenir quatre vice-présidents. Le rôle inclut la gestion de l'agenda, la coordination d'événements et la préparation de documents, exigeant une excellente organisation, autonomie et compétence bilingue. Le poste est à Montréal, au Canada.

Benefits

Milieu de travail diversifié et inclusif

Opportunités de développement personnel

Qualifications

• Huit (8) années d’expériences pertinentes dans des fonctions similaires.
• Expérience au sein de départements ressources humaines, finance, légal et technologie de l’information est un atout.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Responsibilities

• Assurer la gestion de l'agenda des vice-présidents.
• Collaborer à l’élaboration de présentations PowerPoint.
• Participer à la préparation d'événements corporatifs.

Skills

Organisation

Discretion

Bilingue (français/anglais)

Autonomie

Initiative

Education

DEC ou diplôme en secrétariat

Tools

Suite MS Office

Job description

La technologie de la vitre d'automobile contribue à transformer notre façon de vivre la route. Chez Belron Canada, la maison mère de Speedy Glass, Lebeau vitres d'auto et Vanfax nous prenons cela au sérieux, et c'est pourquoi nous investissons sans relâche pour permettre à nos employé.e.s de réaliser leur plein potentiel.

Belron Canada est fière d’offrir un milieu de travail où la diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur de nos valeurs communes.

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L’Adjoint.e exécutif.ive fournit un soutien administratif à 4 vice-président.e.s (personnes et culture, technologie de l’information, légal et finances)

Le.la titulaire participe à la préparation de documents, de présentations et à l’organisation d’événements corporatifs pour les 4 fonctions corporatives en apportant support, suivi et coordination sur diverses demandes internes et/ou externes liées aux projets en cours. Ce poste requiert une grande capacité d’autonomie, de collaboration et d’initiative.

Vous pourrez faire une différence :

• Épauler les VPs et, au besoin les directeurs dans leurs activités quotidiennes et / ou nouvelles initiatives mises en place au sein de la fonction;
• Assurer la gestion de l’agenda des vice-présidents par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
• Prendre les arrangements pour les réservations ou déplacements des vice-présidents.es.
• Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions des vice-présidents en prenant en charge de façon proactive les activités de logistique, la préparation du matériel nécessaire et en assurer le suivi des actions qui en découlent;
• Assurer un suivi mensuel de l’avancement des plans d’affaires annuels auprès des directeurs et coordonner les actions nécessaires en vue d’assurer que les plans d’affaires soient alignés selon les échéanciers et les actions à prendre;
• Collaborer à l’élaboration de présentations PowerPoint pour diverses rencontres et événements;
• Participer à la préparation d’événements corporatifs en prenant en charge toute la logistique entourant leur tenue;
• Produire, traduire et diffuser diverses communications, présentations, lettres, notes de service, comptes rendus, etc;
• Rassembler, compiler, numériser et classer divers documents;
• Préparer les rapports de comptes de dépenses;
• Prendre en charge la gestion des factures du département : Comptes payables et réconciliation et notes de frais, etc.;
• Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services;
• Effectuer la mise à jour du calendrier des vacances annuelles;
• Effectuer des remplacements des autres adjointes lors d’absences.

Votre profil pour avoir du succès:

• Huit (8) années ou 10 d’expériences pertinentes dans des fonctions similaires idéalement, comme adjoint.e exécutif.ve auprès de membres de la haute direction.
• Titulaire DEC ou d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou une expérience équivalente.
• Expérience au sein de départements ressources humaines, finance, legal et technologie de l’information est un atout certain.
• Sens aigu du service à la clientèle et habileté à gérer avec diplomatie les demandes provenant de divers intervenants.
• Grand sens de l’organisation et capacité à prioriser de nombreuses tâches.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en simultané.
• Très grande autonomie et habileté à travailler avec un minimum de supervision et de disponibilités des exécutifs
• Sens de l’initiative et grande débrouillardise.
• Capable de travailler sous pression.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité avec une maturité professionnelle.
• Souci du détail et rigueur.
• Faire preuve de jugement et de discrétion.
• Très bonne maîtrise de la Suite MS Office.
• Bilingue français/anglais (à l’oral et à l’écrit).

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Nous croyons qu'une attention sincère peut faire une réelle différence dans l'expérience du client, et cela commence par faire une différence dans la carrière des membres de notre équipe.

Belron Canada possède 325 centres de service, 2 centres de distribution, 27 entrepôts et plus de 1 200 employé.e.s à travers nos 10 provinces Canadiennes.
L'entreprise exploite plusieurs marques de commerce bien connues, notamment Lebeau Vitres d'autos, Speedy Glass, Apple Auto Glass, DURO vitres d'autos, Vanfax et Belron Canada (la maison mère).
Belron Canada est membre de Belron International, le chef de file mondial en matière de réparation et de remplacement de vitres automobiles et de recalibrage des caméras frontales des systèmes avancés d'aide à la conduite (SAAC) dans 29 pays à travers 6 continents.

Notre poursuite de l'excellence nous engage à fournir des soins durables de classe mondiale pour nos communautés et le climat.

Si vous accordez à votre carrière la même valeur que nous accordons à nos employé.e.s et à nos client.e.s, il n'y a pas de meilleur moment pour vous joindre à Belron Canada et faire preuve d'excellence avec nous !