Porto Office Manager & EA — Full-Time, Presencial

MASSLAB; Porto; Presencial; EUR 26 000 - 38 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Remuneração ajustada à experiência

Pacote de benefícios

Ambiente criativo e multicultural

Resumo da oferta

A MASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para coordenar as operações do estúdio no Porto, em regime full-time e presencial. A função abrange gestão de escritório, apoio executivo aos partners e controlo financeiro, com foco em organização e conformidade.

Procuramos profissionais experientes, autónomos e organizados, com forte capacidade de prioridades, comunicação eficiente e fluência em PT-EN.

Qualificações

• Experiência comprovada em Office Management ou Executive Assistance.
• Gestão de orçamentos, negociação com fornecedores e conformidade administrativa.
• Organização e atenção ao detalhe.
• Capacidade de definição de prioridades e autonomia.
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Fluência em português e inglês, oral e escrita.

Responsabilidades

• Supervisionar manutenção, organização e logística do escritório.
• Gerir receção, salas de reuniões e visitas ao estúdio.
• Coordenar fornecedores de limpeza, IT, software e material de escritório.
• Gerir stocks, contratos de serviços e conformidade legal.
• Organizar documentação administrativa, incluindo faturas, seguros e contratos.
• Gerir pagamentos a fornecedores.
• Acompanhar o orçamento operacional anual e preparar reportes mensais de custos para Finance e Controller.
• Gerir pedidos de suporte de IT e apoiar a organização de reuniões e eventos.
• Organizar viagens da equipa e gerir plataformas de mobilidade e despesas.
• Apoiar a logística de onboarding em articulação com a equipa de People.
• Gerir agendas, compromissos e correspondência dos partners.
• Organizar viagens e despesas dos partners.
• Coordenar reuniões com clientes e visitas ao estúdio.
• Assegurar o funcionamento diário do escritório com autonomia, rigor e capacidade de priorização.

Conhecimentos

Office management

Executive assistance

Vendor management

Organizational skills

Communication

Budget tracking

Ferramentas

Microsoft Office

Descrição da oferta de emprego

A MASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para coordenar as operações do estúdio no Porto, em regime full-time e presencial. A função abrange gestão de escritório, apoio executivo aos partners e controlo financeiro, com foco em organização e conformidade.

Procuramos profissionais experientes, autónomos e organizados, com forte capacidade de prioridades, comunicação eficiente e fluência em PT-EN.