Assistente de Direção (M/F)

Actual Portugal; Porto; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Full time

Benefits offered by this job

Subsídio de alimentação

Job summary

A Actual Gaia está a recrutar Assistente de Direção (M/F) para cliente situado no Porto. A função envolve assessoria à direção, gestão da agenda da Diretora-Geral, organização de deslocações e tratamento de correspondência, redigir atas e apoiar decisões.

Também participa na administração e RH, acompanha contratos, férias, salários e acompanha processos de clientes e fornecedores. Requisitos: licenciatura; 3–5 anos de experiência; Excel e MS Office; PT, FR e EN fluentes.

Qualifications

• Licenciatura ou formação equivalente em secretariado de direção, gestão ou recursos humanos.
• 3 a 5 anos de experiência como assistente de direção ou office manager, de preferência numa PME industrial ou no setor da moda.
• Excelente capacidade de redação.
• Bom domínio do Excel (mapas de controlo, fórmulas) e do Microsoft Office.
• Línguas: português fluente, francês e inglês profissionais (o francês é indispensável, pois a direção é francófona).
• Conhecimento do Código do Trabalho e do processamento salarial em Portugal.
• Discrição e confidencialidade absolutas, rigor, capacidade de antecipação, autonomia, capacidade de definir prioridades, facilidade de relacionamento e persistência no acompanhamento de pendentes.

Responsibilities

• Assessoria à direção: gestão da agenda, reuniões e planeamento.
• Organizar deslocações nacionais e internacionais: voos, hotéis e vistos.
• Triar chamadas, e-mails e correspondência, responder quando possível.
• Preparar dossiês, atas e acompanhar decisões.
• Redigir cartas e lembretes em PT, FR e EN.

Skills

Redação excelente

Discrição

Autonomia

Gestão de prioridades

Education

Licenciatura ou formação equivalente em secretariado de direção, gestão ou recursos humanos

Tools

Excel

MS Office

Job description

A Actual Gaia está a recrutar Assistente de Direção (M/F) para cliente situado no Porto.

Função

Assessoria à direção:

• Gerir a agenda da Diretora-Geral: reuniões, prioridades e ajustes de planeamento.
• Organizar deslocações nacionais e internacionais: voos, hotéis, vistos e despesas de deslocação.
• Fazer a triagem e o tratamento de chamadas, e-mails e correspondência, respondendo diretamente sempre que possível.
• Preparar dossiês e suportes de reunião, redigir atas e acompanhar as decisões tomadas.
• Redigir cartas, notas e lembretes em português, francês e inglês.

Administração e RH:

• Acompanhar os dossiês sensíveis e os prazos (contencioso, inspeções, contratos) e alertar com antecedência.
• Organizar visitas de clientes, reuniões com fornecedores e eventos internos.
• Acompanhar os processos dos colaboradores: contratos, ausências, férias, medicina no trabalho, integração e saída.
• Preparar os elementos de processamento salarial (registos de ponto, ausências, variáveis) e enviá-los ao gabinete de contabilidade.
• Verificar as declarações à Segurança Social e às Finanças (Autoridade Tributária) e alertar em caso de divergências.
• Manter atualizados os registos obrigatórios e os afixos legais, e preparar as inspeções (ACT, Segurança Social).

Gestão financeira corrente:

• Pré-contabilidade: recolher, verificar e arquivar faturas e acompanhar os pagamentos a fornecedores.
• Acompanhar as despesas de representação e o fundo de caixa.
• Acompanhar os mapas de controlo: massa salarial, gastos gerais e orçamento de funcionamento.

Serviços gerais e prestadores:

• Gerir os contratos de prestadores (limpeza, manutenção, informática, seguros, energia): controlo da qualidade, renovações e rescisões.
• Encomendar e gerir material, equipamentos e consumíveis.
• Acompanhar a manutenção das instalações, a segurança e a conformidade (incêndio, segurança e saúde no trabalho, acessos).
• Fazer a ligação com a informática para os acessos às ferramentas (entradas e saídas de colaboradores).

Requisitos

• Licenciatura ou formação equivalente em secretariado de direção, gestão ou recursos humanos.
• 3 a 5 anos de experiência como assistente de direção ou office manager, de preferência numa PME industrial ou no setor da moda.
• Excelente capacidade de redação.
• Bom domínio do Excel (mapas de controlo, fórmulas) e do Microsoft Office.
• Línguas: português fluente, francês e inglês profissionais (o francês é indispensável, pois a direção é francófona).
• Conhecimento do Código do Trabalho e do processamento salarial em Portugal.
• Discrição e confidencialidade absolutas, rigor, capacidade de antecipação, autonomia, capacidade de definir prioridades, facilidade de relacionamento e persistência no acompanhamento de pendentes.

Condições

• Contrato de trabalho;
• Salário + Subsídio de alimentação.

Horário: De Segunda a Sexta-feira das 8h00 às 17h00 (1h de pausa para a refeição).