Office Manager

RH2-Reconocimiento de Habilidades Humanas; Tijuana; On-site; MXN 420,000 - 620,000; Full time

Benefits offered by this job

Prestaciones de ley desde el inicio

Job summary

RH2-Reconocimiento de Habilidades Humanas busca un profesional para administrar y coordinar la oficina, proyectos estratégicos y servicios a clientes. Se requiere experiencia con directores, socios o cargos C‑level, manejo de proveedores y control de gastos, así como dominio de Microsoft 365 y herramientas de productividad.

La posición implica coordinación transversal, planificación, seguimiento de cronogramas y asistencia ejecutiva al Socio Director, con contrato temporal inicial de tres meses

Qualifications

• Se busca experiencia mínima de 5 años en Office Management, coordinación ejecutiva y administración de oficinas corporativas.

Responsibilities

• Liderar y coordinar proyectos estratégicos y de transformación de la oficina.
• Convertir objetivos generales en planes de trabajo con responsables, fechas y entregables.
• Definir alcance, cronograma y responsables para cada proyecto.
• Mantener actualizados planes y tableros de proyecto.
• Dar seguimiento a compromisos y cerrar pendientes.
• Coordinar a participantes de proyectos y asegurar claridad de roles.
• Gestión de viajes, agendas y reuniones ejecutivas.
• Apoyar al Socio Director y facilitar la comunicación entre direcciones, clientes y áreas de soporte.
• Gestión de gastos, presupuestos, compras y pagos en coordinación con áreas.
• Organización de eventos corporativos y atención a clientes.
• Implementar mejoras, estandarizar procesos y medir resultados.

Skills

Office Management

Coordinación ejecutiva

Gestión de oficinas

Gestión de proveedores

Comunicación con Directivos

Education

Licenciatura en Administración de Empresas

Licenciatura en Administración y Gestión Empresarial

Licenciatura en Negocios Internacionales

Licenciatura en Relaciones Públicas

Licenciatura en Gestión de Servicios

Licenciatura en Contaduría o afines

Tools

Microsoft 365

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Teams

Power BI

Job description

1. PERFIL DEL CANDIDATO

IMPORTANTE SOLO SE TOMARAN EN CUENTA CANDIDATOS QUE RADIQUEN CERCA DE LA ZONA DE TRABAJO.

Para esta posición se busca una persona de género indistinto, con Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Administración y Gestión Empresarial, Negocios Internacionales, Relaciones Públicas, Gestión de Servicios, Contaduría o carreras económico-administrativas afines.

Deberá contar con al menos cinco años de experiencia en Office Management, coordinación ejecutiva, administración de oficinas corporativas, asistencia a Dirección General, soporte ejecutivo de alto nivel, gestión administrativa u operaciones de oficina, preferentemente en firmas de consultoría, despachos contables o legales, empresas de servicios profesionales u organizaciones corporativas.

Se requiere experiencia trabajando directamente con directores, socios o posiciones C-Level, coordinando actividades administrativas y operativas, gestionando proveedores y servicios, organizando agendas y reuniones ejecutivas, dando seguimiento a compromisos y facilitando la comunicación entre Dirección, colaboradores, clientes y áreas de soporte.

Asimismo, deberá contar con experiencia en control administrativo de gastos, seguimiento de presupuestos, compras, facturación y pagos, en coordinación con las áreas correspondientes, así como en la organización de viajes, visitas, eventos corporativos y atención a clientes.

Es indispensable el dominio de Microsoft 365, particularmente Outlook, Excel, Word, PowerPoint y Teams, así como conocimientos en gestión documental, elaboración de reportes administrativos, coordinación de servicios generales y seguimiento de políticas y procedimientos internos.

Se considerarán deseables los conocimientos en gestión de indicadores, elaboración y seguimiento de dashboards, manejo de Power BI y herramientas de automatización e inteligencia artificial aplicadas a la productividad, organización y optimización de actividades administrativas. También se valorará el dominio del inglés para la comunicación con clientes, proveedores y contactos internacionales.

2. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE LA POSICIÓN

2.1 Gestión de proyectos

• Liderar y coordinar proyectos estratégicos, operativos y de transformación de la oficina.
• Convertir objetivos generales en planes de trabajo con responsables, fechas, entregables y métricas.
• Definir alcance, objetivos, cronograma, responsables y entregables de cada proyecto.
• Mantener actualizados los planes y tableros de proyecto.
• Dar seguimiento puntual a acuerdos, compromisos y pendientes hasta su cierre.
• Coordinar a los diferentes participantes de los proyectos.
• Asegurar claridad respecto de responsabilidades, fechas y resultados esperados.
• Identificar retrasos y desviaciones oportunamente.
• Dar seguimiento a hitos críticos y dependencias entre actividades.

2.2 Planeación y seguimiento

• Preparar y mantener cronogramas, tableros de avance, minutas y reportes ejecutivos.
• Establecer sistemas sencillos y efectivos de seguimiento.

2.3 Gestión de riesgos y resolución de problemas

• Identificar riesgos, retrasos, dependencias y cuellos de botella.
• Analizar causas de retraso

2.4 Mejora continua

• Implementar metodologías de mejora continua para optimizar procesos, tiempos y formas de trabajo.
• Analizar procesos actuales.
• Identificar actividades que no agregan valor.
• Detectar retrabajos, duplicidades, esperas, cuellos de botella y oportunidades de simplificación.
• Proponer mejoras prácticas.
• Coordinar la implementación de mejoras.
• Medir los resultados obtenidos.
• Documentar nuevos procesos.
• Estandarizar mejores prácticas.
• Promover una cultura de revisión y mejora permanente.

2.5 Análisis y rediseño de procesos

• Mapear procesos actuales.
• Documentar flujos de trabajo.
• Identificar puntos críticos.
• Analizar causas raíz.
• Diseñar propuestas de mejora.
• Facilitar sesiones de análisis con los responsables de los procesos.
• Definir procesos futuros.
• Documentar procedimientos cuando sea necesario.
• Asegurar claridad de roles y responsabilidades.
• Identificar oportunidades de automatización o simplificación.
• Evaluar resultados posteriores a la implementación.

2.6 Coordinación transversal

• Facilitar la coordinación entre Dirección y las diferentes áreas de la Firma.
• Coordinar iniciativas que involucren distintas áreas.
• Dar seguimiento a responsables que no necesariamente le reportan directamente.
• Generar acuerdos entre diferentes participantes.
• Facilitar la comunicación entre áreas.
• Resolver bloqueos organizacionales.
• Asegurar continuidad de proyectos transversales.
• Coordinar iniciativas con líderes internos, clientes, proveedores y otras oficinas.
• Mantener comunicación clara y oportuna entre los participantes.

2.7 Soporte ejecutivo al Socio Director

• Administrar y priorizar temas ejecutivos que requieran seguimiento.
• Organizar reuniones relacionadas con proyectos, clientes y prioridades críticas.
• Preparar información para reuniones estratégicas.
• Integrar antecedentes, documentos y datos relevantes.
• Dar seguimiento a compromisos derivados de reuniones.
• Facilitar la coordinación con socios, líderes, clientes y contactos relevantes.
• Ayudar a distinguir temas urgentes, importantes, delegables o informativos.
• Filtrar asuntos que puedan ser resueltos sin intervención directa del Socio Director.
• Anticipar vencimientos, reuniones, entregables y compromisos.
• Mantener control de pendientes ejecutivos.
• Facilitar que el Socio Director conserve el foco en asuntos estratégicos.

Prestaciones y contratación:

• Prestaciones de ley desde el inicio de la relación laboral.
• Esquema de pago 100% nominal.
• Contrato temporal inicial por tres meses.
• Posteriormente, contratación por tiempo indeterminado.