Asistente Ejecutiva Office Manager - con experiencia

CREA Working Spaces; Ciudad de México; On-site; MXN 335,000 - 513,000; Full time

Benefits offered by this job

Job summary

CREA Working Spaces busca una Asistente Ejecutiva & Office Manager para asegurar el funcionamiento impecable de la oficina y brindar soporte directo a los Socios Directores.

La candidata ideal debe ser organizada, proactiva y discreta, capaz de coordinar múltiples actividades y manejar información confidencial, incluyendo agenda, proveedores y trámites generales de la oficina.

Qualifications

• Educación superior - Licenciatura requerida.

Responsibilities

• Gestión de oficina: asegurar óptimas condiciones y funcionamiento, supervisar limpieza y servicios.
• Asistencia ejecutiva: administrar agendas de 3 Socios Directores y coordinar citas.
• Control documental: organizar archivos y gestionar acceso a información sensible.
• Apoyo administrativo y operativo: procesar facturas, solicitar cotizaciones y dar seguimiento a trámites y compras.

Job description

Buscamos una Asistente Ejecutiva & Office Manager que sea responsable de asegurar el funcionamiento impecable de la oficina y brindar soporte directo a los Socios Directores.

La posición requiere una persona altamente organizada, proactiva, discreta y resolutiva, con capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea y con absoluta confidencialidad, incluyendo manejo de agendas, documentación sensible, proveedores, trámites y operación general de la oficina.

Principales responsabilidades

Gestión de oficina

• Asegurar que la oficina se encuentre siempre en óptimas condiciones de orden, presentación y funcionamiento.
• Supervisar servicios de limpieza, mantenimiento y personal operativo.
• Administrar inventarios y coordinar la compra de papelería, bebidas, consumibles y suministros.
• Gestionar caja chica, comprobaciones, depósitos y trámites bancarios.
• Mantener comunicación con la administración del edificio para accesos, visitas, permisos y atención de incidencias.
• Coordinar proveedores y dar seguimiento a servicios y requerimientos de la oficina.

Asistencia ejecutiva

• Administrar y coordinar las agendas de 3 Socios Directores.
• Organizar citas, reuniones y compromisos, anticipando y resolviendo posibles conflictos de agenda.
• Recibir y atender a clientes, visitas y proveedores con un alto nivel de profesionalismo y discreción.
• Apoyar en gestiones administrativas y personales específicas de los socios.
• Dar seguimiento puntual a pendientes y solicitudes.

Control documental

• Organizar y mantener archivos físicos y digitales de empresas, proyectos, propiedades y obras.
• Controlar el acceso, resguardo y localización de documentación sensible.
• Mantener expedientes actualizados y garantizar la disponibilidad inmediata de documentos.
• Manejar información legal, financiera, patrimonial y personal bajo estrictos estándares de confidencialidad.

Apoyo administrativo y operativo

• Recibir, revisar y canalizar facturas y recibos al área contable/administrativa.
• Solicitar cotizaciones y realizar investigaciones puntuales de proveedores o servicios.
• Dar seguimiento a trámites, compras y requerimientos especiales.
• Mantener comunicación constante con proveedores y personal operativo.

Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura

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