Líder Proyectos Innovación y Soporte Admi.

Boehringer Ingelheim GmbH; Ciudad de México; Presencial; MXN 350.000 - 600.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Boehringer Ingelheim GmbH en la Ciudad de México busca un Líder Proyectos Innovación y Soporte Admi. para brindar soporte administrativo de alto nivel a la Dirección (DAF) y liderar iniciativas de transformación digital, automatización e inteligencia artificial.

La posición coordinará agendas, eventos y documentación, gestionará proveedores y presupuestos, manteniendo confidencialidad y cumplimiento de políticas.

Formación

• Experiencia en Gestión de Proyectos y Mejora Continua (5-7 años)
• Manejo de Office Avanzado / Experto
• Experiencia en áreas administrativas, gestión documental, coordinación de eventos, seguimiento a proveedores, presupuesto y procesos internos (5-7 años)
• Experiencia en proyectos de innovación y manejo de IA (3-5 años)
• Habilidades de redacción, ortografía, análisis y elaboración de informes ejecutivos (5-7 años)
• Comunicación efectiva, trabajo en equipo y confidencialidad, orientación a resultados (5-7 años)

Responsabilidades

• Mantener la agenda y coordinar citas, reuniones, viajes y eventos para facilitar la gestión ejecutiva del área (DAF). Preparar documentos, presentaciones, reportes e información para reuniones y gestiones externas.
• Gestionar pagos a proveedores, recuperación de gastos, órdenes de compra y documentación administrativa, asegurando políticas y procesos internos.
• Controlar archivos físicos y electrónicos, asegurar retención documental y confidencialidad de la información.
• Apoyar a equipos en proyectos prioritarios de innovación, digitalización e IA, monitorear tiempos, entregables, riesgos y avances.
• Gestionar proyectos especiales alineados a la estrategia y medir su impacto en eficiencia, automatización y digitalización.
• Documentar, analizar y mejorar procesos de DAF, identificando interacciones entre equipos y necesidades de clientes internos.

Descripción del empleo

Líder Proyectos Innovación y Soporte Admi.

La Posición

Brindar soporte administrativo y de gestión para la Dirección (DAF), asegurando la coordinación eficiente de agendas, eventos, documentación, trámites administrativos, proveedores, presupuestos y procesos internos, manteniendo en todo momento la confidencialidad, discreción y apego a políticas corporativas. Adicionalmente, la posición impulsará la identificación, implementación y seguimiento de iniciativas de transformación digital, automatización, analítica e inteligencia artificial dentro del área, contribuyendo a la optimización de procesos, la generación de información para la toma de decisiones y la mejora continua de la eficiencia operativa.

Tareas y Responsabilidades

• Gestión y Soporte Administrativo: Mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinar citas, reuniones, viajes y eventos necesarios para facilitar la gestión del tiempo y la operación ejecutiva del área (DAF). También será responsable de preparar documentos, presentaciones, reportes e información requerida para reuniones, conferencias, procesos internos o gestiones con entidades externas. Como parte de las responsabilidades y complejidades, tendrá a su cargo iniciativas de innovación.
• Coordinación de Procesos Administrativos con Proveedores y Presupuesto: Solicitar, tramitar y dar seguimiento a pagos a proveedores, recuperación de gastos, órdenes de compra y documentación administrativa necesarios para la correcta operación del área, asegurando el cumplimiento de lineamientos internos, políticas corporativas y procesos establecidos. También dará seguimiento a la correcta asignación de cuentas presupuestales y a asuntos administrativos inherentes a la gestión de la Dirección.
• Gestión Documental y Control de Información: Controlar, organizar y mantener archivos físicos y electrónicos del área, incluyendo documentos, facturas, actas, acuerdos, contratos, informes, cartas y documentación relevante, asegurando su correcta administración conforme a las políticas de retención documental y confidencialidad aplicables.
• Gestión y Seguimiento de Proyectos Prioritarios: Apoyar a los equipos de distintas áreas en la implementación de proyectos prioritarios del área de DAF. Esto incluye proyectos de innovación, digitalización e inteligencia artificial. Monitorear de manera general tiempos, alcance, entregables, riesgos, problemas y avances, asegurando que se generen los reportes requeridos para la Dirección, el management y los dashboards correspondientes, dentro del marco de procesos y políticas locales y globales.
• Administración de Proyectos Especiales: Gestionar proyectos especiales alineados a la estrategia del negocio o requeridos para eficientar procesos, administrando recursos, tiempos, alcance, problemas, comunicación y reportes a los interesados, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Esto incluye iniciativas y mejoras en procesos más automatizados, mayor digitalización y la aplicación de herramientas como inteligencia artificial.
• Análisis, Documentación y Capacitación de Mejora de Procesos: Documentar, analizar y mejorar procesos, considerando una visión integral y multifuncional del área de DAF. La posición deberá identificar interacciones entre equipos, necesidades de clientes internos, oportunidades de estandarización, eficiencia, agilidad y mejora continua, utilizando herramientas y metodologías aplicables dentro del marco interno y externo correspondiente.

Excluyentes

• Experiencia en Gestión de Proyectos y Mejora Continua (5 a 7 años).
• Manejo de Office Avanzado / Experto.
• Experiencia en áreas administrativas, gestión documental, coordinación de eventos, seguimiento a proveedores, presupuesto y procesos internos. (5-7 años)
• Experiencia en proyectos de inovación y manejo de IA (3-5 años).
• Habilidades de redacción, buena ortografía, pensamiento analítico y capacidad para preparar documentos, reportes y presentaciones ejecutiva. (5- 7 años)
• Comunicación efectiva, colaboración, trabajo en equipo, confidencialidad, empatía, resolución de problemas, inteligencia emocional, proactividad, análisis, organización, planificación, liderazgo y orientación a resultados. (5-7 años)