Office Manager/Executive Assistant - Società finanziaria

WeHunt; Lombardia; Hybride; EUR 59 000 - 72 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Bonus

Smart working occasional

Résumé du poste

WeHunt cerca un Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per ufficio in centro a Milano. Contratto a tempo indeterminato, Ral fino a 65.000 € + bonus. Smartworking eccezionale.

Profilo ideale con esperienza consolidata, fluente in inglese; provenienza dal settore finanziario considerata un plus. Gestione ufficio, forniture, servizi, agenda e supporto al team finanziario.

Qualifications

• Esperienza solida nel ruolo di Office Manager e di Executive/Personal Assistant.
• Capacità di gestione dell’ufficio, delle forniture e della contabilità di base.
• Ottima conoscenza dell’inglese, preferibile provenienza da contesti finanziari.

Responsabilités

• Gestione dell’ufficio e supervisione delle operazioni quotidiane.
• Gestione agenda, viaggi e appuntamenti del Managing Director.
• Supporto amministrativo al team finanziario, gestione documenti e riunioni.
• Preparare documenti, presentazioni e report per riunioni.

Connaissances

Office management

Executive support

Personal assistance

Budget management

English fluency

Description du poste

Per un prestigioso fondo d'investimento siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio sito in centro a Milano.

Si offre contratto a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo: Ral fino a 65 K + bonus.

Smartworking previsto in casi eccezionali.

Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese. Non verranno prese in considerazione candidature che abbiamo solo esperienza nel ruolo di Executive Assistant.

La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.

Responsabilità principali:

• Gestione dell'ufficio: Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e ben organizzato.
• Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature.
• Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione.
• Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.
• Supporto amministrativo: Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni.
• Preparare e modificare documenti, presentazioni e report.
• Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti.
• Gestione dei rapporti con fornitori esterni.
• Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.
• Gestione finanziaria di base: Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
• Elaborare e registrare fatture e pagamenti.
• Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie.
• Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.
• Risorse umane: Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
• Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti.
• Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale.
• Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.
• Conformità e procedure: Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali.
• Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali.
• Implementare e migliorare le procedure amministrative.