Executive Assistant - Milano centro

WeHunt; Lombardia; On-site; EUR 35,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Ticket restaurant 8€

Job summary

WeHunt cerca una figura di Executive Assistant da inserire in sede a Milano centro. Contratto a tempo indeterminato, RAL 35–40k e ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

La risorsa gestirà ufficio e facility, supporto al CEO (agenda, documentazione, gestione adempimenti) e organizzerà trasferte nazionali/internazionali. Attività HR: gestione fatture, payroll, onboarding, note spese ed eventi aziendali.

Qualifications

• 2-4 anni di esperienza in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Ambiente strutturato, multinazionale o studi professionali moderni, dove gestione multitasking e riservatezza sono requisiti quotidiani.
• Buona padronanza dell'inglese scritto e parlato.

Responsibilities

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi.
• Supporto operativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale, adempimenti burocratici.
• Organizzazione trasferte nazionali e internazionali, gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi.
• Supporto amministrativo e HR: gestione fatture, pagamenti, onboarding, note spese.
• Organizzazione di eventi aziendali, meeting e attività di team building.
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali, sale riunioni, spazi comuni.

Skills

Office management

Executive support

Calendar management

Multitasking

Vendor coordination

Tools

Microsoft Office 365

Excel

PowerPoint

Google Workspace

Teams

Slack

Zoom

Job description

Per nostro cliente, affermata realtà aziendale con sede in zona Milano centro, siamo alla ricerca di una figura diExecutive Assistant.

Si offre contratto a indeterminato con pacchetto retributivo con RAL compresa tra i 35/40 K + ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
• Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale. Supporto nell'adempimento di tutti fli aspetti burocraticie e amministrativi della famiglia dell'imprenditore.
• Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi
• Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
• Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:

1. Esperienza e Background

• Seniority: 2-4 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

• Lingue straniere: conoscenza fluente della lingua Inglese sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.
• Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

• Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
• Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
• Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
• Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.