Executive Assistant

CarusiHR & Co. Srl Unipersonale; Villafranca di Verona; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Benefit aziendali

Job summary

CarusiHR & Co. Srl Unipersonale cerca un/a Executive Assistant da inserire presso una prestigiosa holding italiana con sede a Villafranca di Verona.

La risorsa gestirà l’agenda del CEO, pianificherà appuntamenti e contatti, e agirà come punto di riferimento per l’evasione puntuale degli incarichi affidati. La posizione prevede responsabilità organizzative e amministrative, supporto alle attività delle partecipate e gestione di viaggi e trasferte.

Qualifications

• Esperienza comprovata nel ruolo di Executive Assistant, Personal Assistant o Segretaria di Direzione.
• Ottime capacità organizzative e gestione dell’agenda.
• Elevata riservatezza e professionalità.
• Buona conoscenza degli strumenti informatici generali (PC, email, calendari).

Responsibilities

• Gestire e pianificare in totale autonomia l’agenda del CEO, includendo appuntamenti, meeting e contatti telefonici.
• Interfacciarsi con le diverse funzioni aziendali per assicurare flusso di lavoro integrato.
• Supportare l’imprenditore nell’individuazione di miglioramenti operativi e nell’organizzazione di viaggi e trasferte.

Skills

Esperienza come Executive Assistant

Organizzazione

Riservatezza

Pacchetto Office

Tools

Pacchetto Office

Job description

Prestigiosa Holding italiana, operante su scala nazionale attraverso differenti società ed asset strategici, ci ha incaricati di ricercare e selezionare un/a Executive Assistant

La persona prescelta avrà il compito di programmare, ordinare e organizzare le attività quotidiane del CEO, presidiando i processi organizzativi e amministrativi aziendali e collaborando con le diverse funzioni aziendali per assicurare un flusso di lavoro integrato e coerente. Garantirà l'efficienza del servizio continuo, riservato, flessibile e tempestivo e il rispetto delle scadenze direzionali prendendo in carico la gestione operativa dell’agenda del Ceo e diventando il punto di riferimento per l'evasione completa degli incarichi affidati. Agirà come partner strategico e di sviluppo operativo avendo la responsabilità di tradurre in azione le iniziative dell’Amministratore Delegato.

Attività

• Pianificare in totale autonomia l'agenda della Direzione, la calendarizzazione degli appuntamenti, i meeting, la messaggistica e i contatti telefonici, stabilendo le giuste priorità comunicative in base a tempistiche e business;
• Comprendere ed assimilare la cultura, la mission e la vision del Gruppo per interagire costantemente con dipendenti, collaboratori e clienti, facendosi portavoce del pensiero del Ceo;
• Supportare l'imprenditore nell'individuazione di opportunità di miglioramento e ottimizzazione per la Holding e le sue partecipate, analizzando le inefficienze lavorative, facilitando la circolazione delle informazioni ed elaborando proposte pratiche per la razionalizzazione delle attività;
• Organizzare con flessibilità i viaggi d'affari e le esigenze private dell'AD, tenendo conto delle sue preferenze e abitudini lavorative, dando disponibilità (all'occorrenza) ad accompagnarlo in auto per trasferimenti a breve e media distanza;
• Garantire l'avanzamento dei progetti e degli incarichi speciali assegnati, trasformando le direttive in azioni concrete e garantendone la presa in carico operativa fino al completo raggiungimento dell'obiettivo;
• Supervisionare l'iter di ordini e preventivi autorizzati, curando l'invio della documentazione ai fornitori, il raccordo con l'amministrazione e il follow-up delle fasi successive;
• Monitorare scadenze e richieste in sospeso in ambito sia corporate sia privato (es. scadenziario documenti individuali, adempimenti auto, utenze, abbonamenti, coperture assicurative) predisponendo tempestivamente le relative pratiche;
• Mantenere le relazioni a livello organizzativo e operativo con partner esterni, consulenti, legali, professionisti e referenti delle società del Gruppo, garantendo il medesimo livello di rispetto e professionalità con qualsiasi interlocutore;
• Elaborare e raggruppare la documentazione contabile o fiscale richiesta dai consulenti (es. prassi per dichiarazione dei redditi e incombenze amministrative straordinarie);
• Catalogare e custodire la documentazione personale, contabile e i dati sensibili dell’AD (fatture, contratti, ricevute, utenze, credenziali);
• Prendere in carico la gestione operativa delle esigenze personali, familiari e patrimoniali della Presidenza, curando acquisti, commissioni esterne, adempimenti burocratici e la gestione dei fornitori/servizi privati con la massima tempestività e riservatezza.
• Comprovata esperienza nel ruolo di Executive Assistant, Personal Assistant o Segretaria di Direzione a supporto di Imprenditori, CEO o Top Management;
• Elevata flessibilità mentale, spiccata dote organizzativa, massima riservatezza e etica professionale;
• Padronanza dei principali strumenti informatici (Pacchetto Office, gestione posta elettronica, agenda digitale);
• Possesso di patente B e disponibilità alla guida per eventuali trasferte o spostamenti;
• Flessibilità oraria, dinamicità operativa e disponibilità alla reperibilità in funzione delle esigenze della Direzione.

Sede di lavoro: Villafranca di Verona

Pacchetto retributivo: RAL €40.000 - €50.000 + benefit aziendali (commisurato all’esperienza e alle competenze del/la candidato/a). Si prevede contratto di dipendenza a tempo indeterminato.