Executive & Personal Assistant

Immobiliareuropea S.p.a.; Lombardia; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Immobiliareuropea S.p.a. cerca un/una Executive Assistant per supportare direttamente il CEO e, in parte, il team di struttura, mantenendo la massima riservatezza e autonomia decisionale su questioni organizzative.

La posizione prevede gestione completa dell'agenda, organizzazione viaggi e riunioni, gestione del parco auto, contatti con consulenti esterni e supporto segretariale ad hoc, con disponibilità a reperibilità.

Qualifications

• Richiesta esperienza da 5 a 10 anni come Assistente del CEO o di prima linea direzionale.
• Inglese scritto e parlato C1.
• Ottime capacità organizzative, gestione dello stress e problem solving proattivo.
• Discrezione e riservatezza assolute.
• Padronanza di Outlook e pacchetto Office e strumenti di calendar/travel management.

Responsibilities

• Gestione completa dell'agenda del CEO: appuntamenti, call, riunioni interne ed esterne, con priorità e sovrapposizioni.
• Organizzazione end-to-end delle trasferte del CEO e del team: voli, hotel, transfer, visti, note spese.
• Gestione del parco auto: contratti, assicurazioni, tagliandi, manutenzioni, rapporti con fornitori.
• Organizzazione di pranzi, cene e meeting: prenotazioni, sale riunioni, catering, accoglienza ospiti.
• Preparazione documentazione per riunioni: agende, materiali, verbali, follow-up.
• Filtro e gestione di corrispondenza, telefonate e richieste in ingresso.
• Interfaccia con consulenti esterni, studi professionali, commercialisti, banche e assicurazioni.

Skills

Executive support

Calendar management

English (C1)

Organization

Discretion

Travel planning

Tools

Outlook

Office Suite

Travel management tools

Job description

Cantieri Commerciali S.r.l. società operativa del Gruppo ImmobiliarEuropea, attiva nel settore dell'edilizia con un focus particolare su interventi in ambito commerciale, ricerca un/una Executive Assistant per il supporto diretto al CEO e, in parte, al team di struttura. Il ruolo richiede riservatezza assoluta, capacità di gestire priorità in continuo cambiamento e autonomia decisionale su questioni organizzative.

Principali responsabilità

• Gestione completa dell'agenda professionale e personale del CEO: appuntamenti, call, riunioni interne ed esterne, con gestione delle priorità e delle sovrapposizioni
• Organizzazione end-to-end delle trasferte del CEO e dei colleghi della struttura: voli, hotel, transfer, visti, note spese e riconciliazione costi
• Gestione del parco auto: contratti di noleggio e leasing, scadenze assicurative e di bollo, revisioni e tagliandi, manutenzioni, sinistri, multe, assegnazione veicoli e rapporti con fornitori
• Organizzazione di pranzi, cene e meeting: prenotazioni, sale riunioni, catering, accoglienza ospiti
• Preparazione e gestione della documentazione per riunioni: agende, materiali, verbali, follow-up sulle azioni
• Filtro e gestione di corrispondenza, telefonate e richieste in ingresso
• Interfaccia con consulenti esterni, studi professionali, commercialisti, banche e assicurazioni
• Gestione delle scadenze e dell'archivio documentale, incluse pratiche amministrative e fiscali riferite al CEO
• Attività di segreteria generale e supporto operativo su richieste ad hoc, anche di natura personale
• Supporto nella gestione di pratiche personali e organizzative, nel rispetto della massima riservatezza
• Esperienza tra i 5-10 anni come Assistente del CEO o di prima linea direzionale, preferibilmente in contesti strutturati o imprenditoriali
• Inglese scritto e parlato almeno C1
• Padronanza di Outlook, pacchetto Office e strumenti di calendar/travel management
• Comprovata esperienza nella gestione di trasferte
• Metodo e rigore nella gestione di scadenze e archivi documentali
• Riservatezza, discrezione e affidabilità assolute
• Ottime capacità organizzative, gestione dello stress e problem solving proattivo
• Flessibilità oraria e disponibilità a reperibilità in caso di necessità
• Presenza e forma professionali nei rapporti con interlocutori esterni di alto livello

Requisiti preferenziali

• Esperienza in ambito immobiliare, costruzioni o finanza
• Familiarità con contesti internazionali
• Esperienza pregressa nella gestione di flotte aziendali
• Ruolo centrale e ad ampia visibilità, a contatto diretto con la proprietà
• Contesto imprenditoriale dinamico con progetti nazionali e internazionali