Assistente Top Management e Coordinamento Direzionale

Maugeri; Cascina Priora; In loco; EUR 35.000 - 55.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

ICS Maugeri SpA SB cerca un/una Assistente del Top Management e Coordinamento Direzionale presso il suo Headquarter a Pavia. Il candidato ideale avrà un'esperienza consolidata nella gestione dell'agenda e nella comunicazione interfunzionale.

La figura selezionata contribuirà a strutturare e razionalizzare il flusso delle informazioni verso la Presidenza, supportando le decisioni e garantendo una gestione efficiente degli appuntamenti e delle riunioni.

È richiesta una laurea affine e almeno 5-10 anni di esperienza in ruoli simili.

Competenze

• Esperienza consolidata di 5-10 anni in ruoli di assistenza di alta direzione.
• Capacità di monitorare processi e scadenze con metodo.
• Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con figure manageriali.

Mansioni

• Gestire evolutamente l'agenda e le comunicazioni.
• Coordinare tra le funzioni aziendali per conto della Presidenza.
• Monitorare il follow-up derivante dalle riunioni direzionali.

Conoscenze

Coordinamento organizzativo

Gestione delle priorità

Ottima padronanza di Office 365

Formazione

Laurea in discipline affini al ruolo

Strumenti

Office 365

Descrizione del lavoro

ICS Maugeri SpA SB, realtà sanitaria nazionale leader nella riabilitazione multispecialistica, che occupa oltre 4.000 persone, presente in 7 regioni, guidata da un modello fondato su eccellenza clinica, equità, inclusività ed eguaglianza, ricerca per il proprio Headquarter a Pavia un/una Assistente del Top Management e Coordinamento Direzionale.

La figura selezionata opererà a supporto del Top Management assicurando non solo il presidio operativo e organizzativo delle funzioni, ma anche il coordinamento strutturato dei flussi informativi e il monitoraggio dell’esecuzione delle priorità direzionali.

Il ruolo prevede la gestione evoluta dell'agenda e delle comunicazioni, il coordinamento tra le funzioni aziendali per conto della Presidenza, nonché il monitoraggio dei follow-up derivanti dalle riunioni direzionali, con l’obiettivo di garantire continuità, allineamento organizzativo e rispetto delle scadenze.

La figura contribuirà a strutturare e razionalizzare il flusso delle informazioni verso la Presidenza, facilitando i processi decisionali e riducendo le interferenze operative non prioritarie.

Principali responsabilità

Gestione evoluta dell’agenda e delle priorità

• Pianificazione e governo delle agende secondo criteri di priorità strategica
• Organizzazione di incontri, riunioni e videoconferenze
• Preparazione preventiva dei materiali necessari agli incontri
• Razionalizzazione delle richieste di appuntamento e filtro delle priorità

Coordinamento direzionale e interfunzionale

• Interfaccia strutturata con i manager e le funzioni aziendali
• Coordinamento preliminare delle tematiche trasversali prima dell’escalation alla Presidenza
• Supporto nella preparazione delle riunioni direzionali

Monitoraggio dei follow-up e delle decisioni

• Redazione sintetica dei verbali con indicazione chiara di responsabilità e scadenze
• Tracciamento sistematico delle attività assegnate
• Sollecito operativo dei referenti interni
• Predisposizione di report periodici di avanzamento per la Presidenza

Gestione del flusso comunicativo

• Filtro qualificato delle comunicazioni in ingresso
• Smistamento delle richieste alle funzioni competenti
• Predisposizione di sintesi giornaliere o settimanali delle priorità
• Redazione di comunicazioni istituzionali e documenti ufficiali

Supporto organizzativo e istituzionale

• Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali
• Supporto nell’organizzazione di eventi e iniziative istituzionali
• Gestione della documentazione riservata e delle firme digitali
• Accoglienza ospiti e attività di rappresentanza

Requisiti e competenze chiave

• Laurea in discipline affini al ruolo
• Esperienza consolidata (preferibilmente 5-10 anni) in ruoli di assistenza di alta direzione in contesti strutturati
• Spiccata capacità di coordinamento organizzativo e gestione delle priorità
• Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con figure manageriali
• Ottima capacità di sintesi e redazione di documenti istituzionali
• Capacità di monitorare processi e scadenze con metodo
• Elevata riservatezza e affidabilità
• Ottima padronanza degli strumenti digitali pacchetto Office 365 e dimestichezza con strumenti digitali innovati a supporto dell’attività al fine di razionalizzare il tempo