HR ASSISTANT

Adecco Portugal; Roma; In loco; EUR 32.000 - 42.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Adecco Portugal cerca una risorsa con esperienza in ruoli di assistenza direzionale per supportare la Direzione in attività organizzative e amministrative. Sarà responsabile di agenda, viaggi, gestione documentale e relazioni con interlocutori interni ed esterni.

La candidato/a ideale possiede comprovata capacità di filtrare priorità, mantenere riservatezza e lavorare con Microsoft 365 in ambienti strutturati.È richiesta discrezione e proattività in contesti dinamici.

Competenze

• Richiesta laurea o titolo equivalente.
• Almeno 2 anni in ruoli di assistenza direzionale, segreteria o supporto executive.
• Conoscenza avanzata di MS 365 e gestione documentale.

Mansioni

• Gestione agenda e organizzazione di meeting, riunioni e appuntamenti.
• Organizzazione di trasferte: prenotazioni, logistica e note spese.
• Supporto in attività amministrative, modulistica e ticket.
• Gestione contatti interni/esterni via email, telefono e Teams.
• Gestione della corrispondenza e supporto documentale.
• Organizzazione archivi elettronici e sistemi interni (SharePoint).
• Predisposizione e revisione di testi e comunicazioni.
• Gestione incarichi riservati e riservatezza delle informazioni.
• Accoglienza e supporto organizzativo per visite e riunioni.

Conoscenze

Affidabilità

Riservatezza

Precisione

Gestione relazioni interne ed esterne

Gestione agenda

Organizzazione

Comunicazione efficace

Formazione

Laurea o titolo di studio equivalente

Strumenti

Microsoft 365

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams

Descrizione del lavoro

La risorsa ideale ha maturato almeno 2 anni di esperienza in ruoli di supporto direzionale, preferibilmente all’interno di contesti strutturati e a diretto riporto di figure executive o di Alta Direzione.

La figura ricercata si distingue per affidabilità, riservatezza, precisione e capacità di gestire relazioni con interlocutori interni ed esterni a diversi livelli organizzativi.

Il ruolo richiede capacità di filtro, prioritizzazione e mediazione nella gestione delle comunicazioni, delle richieste operative e delle attività di coordinamento a supporto della Direzione.

Principali responsabilità

• Gestione dell’agenda e organizzazione di meeting, riunioni, appuntamenti e incontri off-site
• Organizzazione di trasferte, incluse prenotazioni, logistica e gestione delle note spese
• Supporto nella gestione di attività amministrative, processi interni, modulistica, form e ticket
• Gestione dei contatti con interlocutori interni ed esterni tramite e-mail, telefono e Teams
• Gestione della corrispondenza, inclusi e-mail, PEC e documentazione cartacea
• Organizzazione e aggiornamento di archivi elettronici, SharePoint e sistemi interni
• Predisposizione e revisione di testi, lettere, comunicazioni e documenti di supporto
• Gestione di incarichi e attività di natura riservata, garantendo confidenzialità e accuratezza
• Accoglienza e supporto organizzativo in occasione di visite, incontri e riunioni aziendali
• Laurea o titolo di studio equivalente
• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di assistenza direzionale, segreteria organizzativa o supporto executive
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft 365, con particolare riferimento a Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata
• Flessibilità organizzativa e disponibilità a gestire priorità variabili

Competenze trasversali

• Precisione, accuratezza e attenzione al dettaglio
• Riservatezza e gestione responsabile delle informazioni confidenziali
• Eccellenti capacità organizzative e di gestione delle priorità
• Capacità relazionali e comunicative, anche in contesti complessi e dinamici
• Proattività, spirito di iniziativa e orientamento alla soluzione
• Professionalità e autorevolezza coerenti con il contesto direzionale