Personal/Executive/Office Assistant - Tempo indeterminato

WeHunt; Milano; On-site; EUR 28,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Ticket restaurant

Job summary

WeHunt cerca una figura di Personal/Office Assistant per supportare la gestione quotidiana dell’ufficio e le attività del CEO in una sede di Milano Nord. Il ruolo prevede coordinamento fornitori, gestione documentale e logistica di trasferte nazionali/internazionali.

Offerta a tempo indeterminato, Ral 28k più 7k di patto di non concorrenza e ticket restaurant da 8€ al giorno. Requisiti: Inglese B2/C1, Excel e PowerPoint, eccellenti doti organizzative.

Qualifications

• Esperienza 1-3 anni in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Contesti strutturati, multinazionali o studi professionali moderni, dove gestione multitasking e riservatezza sono requisiti quotidiani.

Responsibilities

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali.
• Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
• Supporto al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale, adempimenti burocratici.

Skills

Office management

Problem solving

Proattività

Oraganizzazione e time management

Comunicazione diplomatica

Inglese B2/C1

Tools

Pacchetto Office

Excel

PowerPoint

Google Workspace

Microsoft Teams

Slack

Zoom

Job description

Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Personal/Office Assistant.

Si offre contratto a indeterminato con pacchetto retributivo composto da 28K Ral e 7 K di Patto di non concorrenza + ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
• Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale. Supporto nell'adempimento di tutti fli aspetti burocraticie e amministrativi della famiglia dell'imprenditore.
• Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi
• Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
• Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:

1. Esperienza e Background

• Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

• Lingue straniere: Ottima conoscenza della lingua Inglese (livello B2/C1), sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.
• Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

• Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
• Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
• Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
• Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.