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Métier Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste Assistant-e de direction F / H

Type de contrat Titulaire ou CDD

Rémunération Selon profil

Télétravail Non

Présentation du service

Direction des Finances et du Contrôle de Gestion

La Direction assure les fonctions de pilotage budgétaire de huit établissements du GHU AP-HP Nord (élaboration des prévisions budgétaires, suivi de l’exécution budgétaire) et de contrôle de gestion (élaboration de la comptabilité analytique, exploitation des bases de données de références).

La Direction des Finances regroupe l’ensemble de la fonction financière du nouveau Groupe Hospitalier Universitaire AP-PH Nord, elle est dirigé par un directeur et deux adjointes.

Elle est organisée de la manière suivante :

• 1 département de la synthèse budgétaire (1 responsable + 4 agents)
• 1 département du contrôle de gestion (1 responsable + 5 agents)
• 1 département des recettes, de facturation et des services sociaux

o 1 responsable + 8 services sociaux hospitaliers + 1 mandataire à la protection des majeurs

o 2 adjoints au directeur en charge des recettes et de la facturation

o 8 équipes locales chargées des admissions, frais de séjours et traitements externes

o 1 équipe de moniteurs facturation

o 2 secteurs en charge de la facturation des recettes diverses

o 4 régisseurs + 7 régies locales

• 1 département de cadres administratifs des départements médico-universitaires (17 agents)

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) : DIrecteur des finances du GHU et 2 Directrices des Finances Adjointes

FONCTIONNELLES : toutes les directions fonctionnelles du Groupe hospitalier et les responsables des différents secteurs.

Missions générales :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction des finances
• Assurer le secrétariat de la direction des finances
• Assurer l’assistanat des directrices des finances adjointes

Missions permanentes :

• Gestion et tenu des agendas / prise de rendez-vous
• Réception et traitement ou orientation des appels téléphoniques et / ou des messages électroniques
• Organisation de réunions : de la planification à la logistique (réservation de salle et tous autres éléments utiles)
• Gestion du courrier dans son ensemble (enregistrement, tri, traitement, archivage)
• Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
• Gestion des demandes d’intervention
• Accueil et orientation des visiteurs

Missions ponctuelles

• L’assisant-e de la direction des finances peut être mobilisées pour d’autres activités selon l’actualité de la direction et les priorités fixées
• Collaboration et participation aux projets stratégique du GHU à la demande du directeur et des directrices adjointes.
• Possibilité de remplacement en cas d’absence ou congé d’un autre assistant de direction du site

La liste des missions est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service.

Profil recherché

• Capacité d’organisation et de priorisation dans le travail
• Capacité d’initiative et d’anticipation
• Maitrise de soi, capacité d’écoute, sens du contact et de la communication
• Rigueur, méthode, intégrité, loyauté, rapidité
• Esprit d’équipe
• Disponibilité, adaptabilité, discrétion
• Aptitude à gérer l’urgence et les priorités
• Confidentialité
• Maitrise des outils bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Intranet, SAP, Gestime
• Connaissance de l’Institution
• Expérience similaire souhaitée

Schéma horaire Jour

Temps de travail 7h30

Horaires de travail 9h-16H36

Description de l'hôpital Situé à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.

Service d'affectation Saint-Louis

Référence de l'offre 2025-16283