UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION EN CDD 6 mois

Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise; Cergy; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération Statutaire + Régime Indem

25 jours de congés annuels

Télétravail max 2 jours/semaine

Formation continue

Cafétaria

Job summary

La Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise recherche une personne polyvalente pour assurer les missions d’assistance et de gestion administrative au sein des Directions opérationnelles de la DGA. Vous organisez l’administration, le traitement du courrier, le suivi des réunions et le reporting, en veillant au respect des délais et des procédures internes.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique et le relais des informations.

Qualifications

• DUT ou BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint).
• Connaissances en marchés publics et comptabilité des collectivités seraient un plus.

Responsibilities

• Assurer l’organisation administrative et le suivi des dossiers et archives.
• Gestion de l’agenda, des réunions et compte rendus; organisation des déplacements.
• Réalisation des tableaux de suivi et reporting; appui à la coordination des réseaux d’assistantes.

Skills

Organisationnelles

Relationnelles

Rédactionnelles

Esprit de synthèse

Esprit d’équipe

Education

DUT/BTS assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Tools

Maîtrise bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Vous assurez les missions d’assistance et de gestion administrative auprès de Directions opérationnelles de la DGA.

Vos activités

1. Assure l’organisation administrative

• Traitement du courrier « arrivé » et « départ » (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
• Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers et des procédures internes (charte, logo, courriers,…)
• Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers et relai auprès des équipes
• Accueil physique et téléphonique
• Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils
• Diffusion des informations internes et externe
• Accompagnement logistique des membres de l’équipe (gestion des fournitures, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)

1. Assiste les Directions opérationnelles et les services

• Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous,
• Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …) :
• Réunions de direction et de service
• Séances de travail avec les élus
• Réunions de coordination internes
• Organisation des déplacements
• Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité
• Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
• Prise de notes, établissement des comptes-rendus
• Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
• Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)
• Assister les Directrices et Directeurs dans leurs relations avec les élus (organisation de réunions

1. Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

Vous êtes titulaire d’un DUT ou d’un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint, …)

Environnement territorial

Des connaissances en Marchés Publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus

Qualités

Organisationnelles

Relationnelles

Rédactionnelles

Esprit de synthèse, rigueur

Esprit d’équipe, dynamisme

Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d’adaptation au changement

Discrétion et respect de la confidentialité

Avantages

• Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire,
• Sur une année complète : 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles,
• Poste éligible au télétravail flexible max 2 jours / semaine après une période d’intégration
• Politique interne de formation dynamique
• Cafétaria à disposition des agents