ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F

APAJH du Val d’Oise; Saint-Brice-sous-Forêt; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés conventionnels et congés trimes

Mutuelle 50% salarié et famille

Prévoyance

Avantages CSE

Pass Navigo 50%

Job summary

APAJH du Val d’Oise recherche une assistante de direction pour assurer l’accueil, le secrétariat et la transmission des informations au sein de l’établissement. Vous gérerez les dossiers du personnel et des usagers et veillerez au bon fonctionnement administratif.

Le poste requiert un Bac+2 minimum (BTS Assistant.e de direction), discrétion et sens du service. Poste en CDI à temps plein, basé en Île-de-France.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum — BTS Assistante de Direction.
• Important: respect du secret professionnel et relation adaptée avec les travailleurs.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les appels avec bienveillance, physique et téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat et transmettre les informations.
• Gérer et organiser les dossiers du personnel et des usagers, de l’arrivée à l’archivage.

Skills

Relation avec travailleurs

Discrétion

Professionnalisme

Proactivité

Organisation

Planification

Techniques bureautiques

Education

BTS Assistante de Direction

Tools

NETVIE

GAMMEO

VIA TRAJECTOIRE

QUALINEO

Job description

Principales missions :

L’ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d’établissement et de l’observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
• Assurer et coordonner la transmission des informations.

Missions détaillées :

Activités liées au parcours des usagers :

• Tenir les dossiers des usagers de leur arrivée (notification) à l’archivage tant informatique que papier.
• Suivre et mettre à jour les logiciels et applications comme NETVIE, GAMMEO, VIA TRAJECTOIRE, QUALINEO.
• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.
• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.
• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.
• Assurer l’émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l’organisation et la gestion de l’établissement :

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc… en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.
• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.
• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.
• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.
• Organiser les dossiers informatiques.
• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.
• Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l’organisation administrative :

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).
• Préparer les dossiers d’accueils en cas d’embauche, transmettre les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail et de la DPAE.
• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.
• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.
• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d’absence, bordereaux complémentaires.
• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).
• Afficher les documents liés à l’organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d’informations, offres d’emploi…) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).
• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l’absence de la direction.
• Saisir et mettre en page documents et rapports.
• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.
• Veiller à l’approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous…).
• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, …

Activités liées à la gestion statistiques :

• Suivre les statistiques de l’activité globale.
• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d’activité en fin d’année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l’ANAP, de la transformation de l’offre.

Responsables hiérarchiques : Directeur d’établissement

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo: participation employeur à 50%

Diplôme: Bac + 2 minimum -BTS ASSISTANTE DE DIRECTION

Savoir être, compétences relationnelles :

• Avoir avec les travailleurs une relation adaptée.
• S’abstenir d’exprimer un jugement moral ou personnel.
• Observer le secret professionnel.
• Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
• Être proactive.

Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :

• Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
• Anticiper et planifier la charge de travail.
• Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.