DGA / DID : Assistante de direction

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Paris; Presencial; EUR 28.000 - 38.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un assistant administratif pour le service des orientations industrielles (SOI) et les équipes associées. Vous filtrerez les appels, y compris en anglais, et gérerez l’agenda et les déplacements.

Vous préparerez les dossiers, assurerez la circulation de l’information et garantirez la confidentialité selon les interlocuteurs. Maîtrise des outils bureautiques et rédaction administrative exigée.

Formación

• répondre au téléphone en anglais
• gestion d’agenda et gestion des rendez-vous
• maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat
• esprit d’initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• organisation et méthode

Responsabilidades

• Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l’importance/l’urgence
• Gérer l’agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus)
• Prendre/hiérarchiser les RdV
• Planifier/organiser réunions et déplacements
• Veiller aux évolutions de l’environnement de l’entité pour actualiser les dossiers en cours
• Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi
• Contrôler l’accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l’interlocuteur)
• Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé
• Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature
• Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants
• Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l’information à relayer
• Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l’entité
• Conduire sous l’autorité du chef de Service des actions déléguées

Conocimientos

Répondre au téléphone en anglais

Gestion d’agenda et rendez-vous

Maîtrise bureautique et rédaction

Esprit d’initiative et autonomie

Organisation et méthode

Descripción del empleo

Vos missions en quelques mots

L’emploi s’exerce dans l’environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI) et avec l’ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions de la DGA. Assurer l’optimisation du temps des manageurs :

• Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l’importance/l’urgence,
• Gérer l’agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus),
• Prendre/hiérarchiser les RdV,
• Planifier/organiser réunions et déplacements.

Préparer les dossiers et assister les manageurs dans le pilotage du Service :

• Veiller aux évolutions de l’environnement de l’entité pour actualiser les dossiers en cours,
• Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi
• Contrôler l’accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l’interlocuteur),
• Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé,
• Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature.

Contribuer à l’accessibilité et à la circulation de l’information dans l’entité :

• Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants,
• Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l’information à relayer,
• Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l’entité.
• Conduire sous l’autorité du chef de Service des actions déléguées.

Profil recherché

Les principales compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

• répondre au téléphone en anglais
• gestion d’agenda et gestion des rendez-vous
• maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat
• esprit d’initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• organisation et méthode