Responsable du Secrétariat Général F/H

Département d'Yvelines; Guyancourt; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Le Département d’Yvelines recherche un Responsable administratif et pilotage pour apporter un appui stratégique au DGA, préparer les arbitrages et suivre les feuilles de route. Vous piloterez la transformation, accompagner le développement de la politique de l’autonomie et coordonnerez les actions transversales entre directions et services supports.

Vous assurerez la gestion budgétaire, le suivi des performances, la qualité et la sécurité juridique des actes.

Qualifications

• Expérience en coordination de l’administration publique et pilotage de fonctions support.
• Solide connaissance de l’environnement territorial et de son besoin de transformation des politiques publiques.
• Grandes qualités rédactionnelles et managériales; conduite de projet et travail en transversalité.

Responsibilities

• Apporter un appui stratégique au DGA : aide à la décision, préparation des arbitrages, suivi des feuilles de route des directions.
• Piloter la transformation de l’organisation et la démarche d’excellence opérationnelle et accompagner le développement de la politique de l’autonomie.
• Coordonner les actions transversales entre les directions et les directions supports (RH, finances, juridique, SI, commande publique).
• Assurer la gestion budgétaire de la DGA et le suivi de l’exécution, en lien avec la direction des finances.
• Contribuer à la gestion des ressources humaines de la DGA, en lien avec la DRH.
• Piloter la performance et la qualité : formalisation des processus, tableaux de bord, démarche qualité.
• Assurer la sécurisation juridique de l’action de la DGA, superviser la rédaction des actes administratifs et prévenir le contentieux.
• Coordonner la communication interne et contribuer à la communication externe.
• Piloter les systèmes d’information du périmètre et l’appui aux utilisateurs (référents applications).
• Encadrer et animer les équipes du Secrétariat général ; coordination et pilotage, budget et RH, qualité et performance, juridique, communication, systèmes d’information et référents applications.
• Garantir la cohérence des pratiques managériales et le développement des compétences ;
• Promouvoir une culture partagée du service public fondée sur la proximité et la transversalité ;
• Superviser la préparation budgétaire et l’allocation des moyens ;
• Garantir l’efficience dans la gestion des ressources humaines, financières et logistiques ;
• Développer des outils de suivi d’activité et de performance ;
• Assurer la consolidation des bilans d’activité et leur présentation au DGA.

Skills

Conduite du changement

Gestion de projet

Pilotage d’activité

Animation de réunions

Rigueur et organisation

Education

Formation supérieure en administration publique

Tools

Systèmes d’information

Référents applications

Job description

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

• Apporter un appui stratégique au DGA : aide à la décision, préparation des arbitrages, suivi des orientations et des feuilles de route des directions ;
• Piloter la transformation de l’organisation et la démarche d’excellence opérationnelle (« task force » transformation et process), et accompagner le développement de la politique de l’autonomie ;
• Coordonner les actions transversales entre les directions et avec les directions supports du Département (RH, finances, juridique, SI, commande publique) ;
• Assurer la gestion budgétaire de la DGA et le suivi de l’exécution, en lien avec la direction des finances ;
• Contribuer à la gestion des ressources humaines de la DGA, en lien avec la DRH ;
• Piloter la performance et la qualité : formalisation des processus, tableaux de bord, démarche qualité ;
• Assurer la sécurisation juridique de l’action de la DGA, superviser la rédaction des actes administratifs et prévenir le contentieux ;
• Coordonner la communication interne et contribuer à la communication externe ;
• Piloter les systèmes d’information du périmètre et l’appui aux utilisateurs (référents applications).

Encadrement et pilotage d’activité

• Encadrer et animer les équipes du Secrétariat général : coordination et pilotage, budget et RH, qualité et performance, juridique, communication, systèmes d’information et référents applications.
• Garantir la cohérence des pratiques managériales et le développement des compétences ;
• Promouvoir une culture partagée du service public fondée sur la proximité et la transversalité ;
• Superviser la préparation budgétaire et l’allocation des moyens ;
• Garantir l’efficience dans la gestion des ressources humaines, financières et logistiques ;
• Développer des outils de suivi d’activité et de performance ;
• Assurer la consolidation des bilans d’activité et leur présentation au DGA.

Amélioration continue et procédures

• Accompagner l’intégration des équipes transférées (inspection, référents applications) dans le collectif de la DGA ; formaliser et fiabiliser les processus de travail partagés ;
• Piloter les projets par les risques et en conduire l’évaluation pour améliorer l’efficacité de la Direction;
• Assurer un reporting mensuel des données : tableaux de bord, comptes rendus, suivi d’activité ;
• Contrôler la qualité des données saisies dans les outils métier ;
• Harmoniser les pratiques ;
• Effectuer une veille métier, réglementaire et juridique ;
• Participer aux projets de la DGA, apporter un support et une expertise ;
• Contribuer au développement et à l’optimisation des logiciels et outils.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

De formation supérieure (Bac+4/5) avec une expérience dans la coordination de l’administration publique et le pilotage de fonctions support (finances, ressources humaines, juridique, systèmes d’information), vous disposez d’une solide connaissance de l’environnement territorial et de son besoin de transformation des politiques publiques. À ce titre, vous disposez de grandes qualités rédactionnelles et managériales, ainsi que d’une forte aptitude à la conduite de projet, à l’animation de réunion et au travail en transversalité.

Savoir-faire

• Politiques publiques locales et évaluation
• Fondements de l’action publique et des libertés publiques
• Processus de décision des exécutifs locaux
• Environnement territorial, enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques
• Méthodes d’analyse et de diagnostic
• Animation de réunions et de présentations
• Conduite du changement
• Méthodologie de gestion de projet
• Pilotage d’activité
• Finances publiques locales et gestion budgétaire
• Gestion des ressources humaines
• Commande publique et sécurisation juridique (actes, contentieux)
• Pilotage de la performance, de la qualité et formalisation des processus
• Systèmes d’information

Savoir-être

• Qualités relationnelles
• Travail en équipe
• Autonomie
• Écoute active et bienveillante
• Capacité d’alerte et à rendre compte
• Esprit de synthèse
• Organisation et priorisation
• Capacité à transmettre
• Respect des obligations de confidentialité
• Esprit critique constructif
• Facilité à prendre du recul
• Gestion de conflit
• Capacité à mobiliser et fédérer de multiples interlocuteurs
• Capacité de représentation institutionnelle