ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F

apajh du val d'oise; Piscop; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés conventionnels

Mutuelle 50%

Prévoyance

Avantages CSE

Pass Navigo 50%

Job summary

L’apajh du val d’oise recherche une assistante de direction pour assurer l’accueil (physique et téléphonique), le secrétariat et la transmission des informations au sein de l’établissement.

Vous contribuerez à l’organisation administrative, à la gestion des dossiers du personnel et au suivi des documents internes, dans le respect du secret professionnel et des règles internes.

Qualifications

• Diplôme BTS Assistant de Direction exigé.
• Bonne maîtrise des techniques bureautiques et de secret professionnel.
• Capacité à organiser le poste de travail et à anticiper la charge de travail.

Responsibilities

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat et à la transmission des informations.
• Organiser les dossiers et préparer les documents liés à la gestion du personnel et aux réunions.

Skills

Relation avec travailleurs

Discrétion / secret professionnel

Proactivité

Organisation

Education

BTS Assistant de Direction

Tools

NETVIE

GAMMEO

VIA TRAJECTOIRE

QUALINEO

Job description

Principales missions :

L’ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d’établissement et de l’observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
• Assurer et coordonner la transmission des informations.

Missions détaillées :

Activités liées au parcours des usagers :

• Tenir les dossiers des usagers de leur arrivée (notification) à l’archivage tant informatique que papier.
• Suivre et mettre à jour les logiciels et applications comme NETVIE, GAMMEO, VIA TRAJECTOIRE, QUALINEO.
• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.
• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.
• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.
• Assurer l’émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l’organisation et la gestion de l’établissement :

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc… en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.
• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.
• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.
• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.
• Organiser les dossiers informatiques.
• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.
• Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l’organisation administrative :

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).
• Préparer les dossiers d’accueils en cas d’embauche, transmettre les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail et de la DPAE.
• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.
• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.
• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d’absence, bordereaux complémentaires.
• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).
• Afficher les documents liés à l’organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d’informations, offres d’emploi…) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).
• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l’absence de la direction.
• Saisir et mettre en page documents et rapports.
• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.
• Veiller à l’approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous…).
• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, …

Activités liées à la gestion statistiques :

• Suivre les statistiques de l’activité globale.
• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d’activité en fin d’année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l’ANAP, de la transformation de l’offre.

Responsables hiérarchiques : Directeur d’établissement

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo: participation employeur à 50%

Diplôme: Bac + 2 minimum -BTS ASSISTANTE DE DIRECTION

Savoir être, compétences relationnelles :

• Avoir avec les travailleurs une relation adaptée.
• S’abstenir d’exprimer un jugement moral ou personnel.
• Observer le secret professionnel.
• Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
• Être proactive.

Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :

• Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
• Anticiper et planifier la charge de travail.
• Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.