Assistant(e) de Direction - CDD 18 mois

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH; Clichy; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Hauts-de-Seine Habitat recherche un(e) assistant(e) de direction pour l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation. Interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes, il/elle contribue à la fluidité de l’activité et à la sécurisation administrative des marchés publics.

Les missions couvrent le secrétariat, le suivi budgétaire et le reporting, la préparation des documents et l’accompagnement des services prescripteurs pour

Qualifications

• Rigueur et méthode dans l’organisation du travail et le suivi administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel/Word/PowerPoint).
• Connaissance des marchés publics et des procédures d’achat.
• Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord et reportings.
• Appétence pour les systèmes d’information et l’ERP ARAVIS.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation et gérer agendas, courriers et archivage.
• Suivre le budget et le reporting en lien avec le contrôle de gestion.
• Gérer les marchés publics (saisie, suivi, avenants, signatures électroniques).
• Réaliser les tableaux de bord et veiller à la fiabilité des informations.
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives.

Skills

Rigueur

Méthode

Autonomie

Réactivité

Discrétion

Aptitudes relationnelles

Rédaction orale et écrite

Esprit d’équipe

Capacité à anticiper et proposer desAm

Education

Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente

Tools

ARAVIS

Quadral

DEMATIS

FAST

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au cœur de ses actions.

Rejoindre Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un office composé de 850 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.

L’assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation. Interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes, il/elle contribue à la fluidité de l’activité, à la qualité du suivi des dossiers et à la sécurisation administrative des marchés publics pilotés par la Direction.

Ses principales missions sont les suivantes :

1. Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation

• -Gérer les agendas, appels, visiteurs, réunions, réservations de salles et de véhicules pool.
• -Assurer le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et documents dans le respect du processus dématérialisé et assurer la gestion des chronos.
• -Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, tableaux et présentations ; gérer les besoins administratifs courants.

2. Assurer le suivi administratif, budgétaire et le reporting de l’activité

• -Suivre les réclamations et les sollicitations, en veillant à leur traitement dans les délais et en relançant les interlocuteurs concernés si nécessaire.
• -Suivre la consommation budgétaire de la direction, en lien avec le contrôle de gestion.
• -Tenir à jour les indicateurs et éléments de reporting de la direction ; veiller à la qualité, l’exhaustivité et la fiabilité des informations.
• -Identifier, signaler et contribuer à la correction des anomalies.
• -Importer, classer et rechercher les dossiers techniques (DTA, RAAT, CREP, etc.) dans QUADRAL.

3. Assurer la gestion administrative des marchés publics

• -Assurer la saisie et le suivi des marchés dans ARAVIS aux étapes de passation et d’exécution.
• -Importer les tableaux d’intégration dans ARAVIS en lien avec le service des charges et de comptabilité
• -Gérer les déclarations de sous-traitance, reconductions et divers actes modificatifs.
• -Participer au suivi des avenants et circuits de validation / signatures sous parapheur électronique.
• -Intégrer et mettre à jour les grilles BPU, BPC, DPGF et les coefficients de révision.
• -Préparer et suivre les procédures administratives, notamment les MAPA : publicité, notifications, rejets et intégration dans les outils métiers.
• -Accompagner les services prescripteurs et contribuer à l’amélioration continue des procédures de gestion des marchés à travers la tenue régulière de tableaux de suivi et reporting.

Missions Complémentaires :

• -Participer à l’élaboration du rapport d’activité et tenir les indicateurs statistiques à jour.
• -Contribuer au suivi administratif des contrats d’exploitation et aux travaux de la Direction.
• -Être force de proposition sur l’organisation, les outils et les processus afin d’améliorer la qualité de service.

Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente, ou expérience professionnelle équivalente.

Compétences techniques :

• -Bonne connaissance d’ARAVIS ou d’un ERP équivalent.
• -Maîtrise des processus de gestion des marchés publics et des bases de comptabilité générale.
• -Connaissance des marchés publics, de la fonction achats et de la réglementation en vigueur.
• -Maîtrise impérative des outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• -Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord, indicateurs et reportings.
• -Connaissance des outils QUADRAL, DEMATIS et FAST appréciée.
• -Connaissance de l’environnement du logement social et des charges locatives appréciée.
• -Appétence pour les systèmes d’information, y compris Excel et les chiffres.

Compétences comportementales :

• -Rigueur et méthode dans l’organisation du travail.
• -Autonomie, réactivité et discrétion.
• -Qualités relationnelles et capacités rédactionnelles et orales.
• -Sens du travail en équipe et capacité à rendre compte.
• -Capacité à anticiper, proposer des améliorations et être force de proposition.

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