Un Assistant de Direction

Cyrillus; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Protection sociale complémentaire

Participation aux frais de transport

Congés payés dès la première année

Résumé du poste

Cyrillus recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Chalon-sur-Saône. Vous serez chargé(e) de la gestion de l’agenda, de l’organisation des réunions et de la rédaction de documents. Idéalement, vous avez un bac+2 en administration ou une expérience similaire. Le poste est un CDD de 12 mois renouvelable, avec de nombreux avantages sociaux, dont des congés dès la première année et une participation aux frais de transport.

Qualifications

• De formation bac+2 dans le domaine administratif ou expérience similaire.
• Capacité à analyser les demandes et à identifier le degré d'urgence.
• Solides compétences rédactionnelles et appétence pour les sujets techniques.
• Maîtrise de l'outil informatique et facilité avec les logiciels métiers.
• Organisation, rigueur et autonomie.

Responsabilités

• Assurer la gestion de l’agenda et organiser les déplacements.
• Préparer les réunions en envoyant convocations et ordres du jour.
• Élaborer des documents en utilisant des outils bureautiques.
• Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

Connaissances

Capacité à analyser les demandes et identifier le degré d’urgence

Compétences rédactionnelles

Organisation

Rigueur

Autonomie

Travail en équipe

Formation

Bac+2 dans le domaine administratif ou expérience similaire

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Responsabilités

Au sein de la Délégation du Développement du Territoire et en lien direct avec la Directrice Générale Adjointe, vous avez vocation d’assurer une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers dans le respect de la réglementation et de la confidentialité. Vous accompagnez également le Directeur Administratif et Financier en termes d’organisation des ressources internes.

• Vous assurez la gestion de l’agenda : planification des journées, organisation des déplacements, priorisation des différents RDV;
• Vous assurez la préparation des réunions : envoi des convocations, diffusion aux participants des ordres du jour et les pièces utiles à la réunion, organisation matérielle des salles, participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus;
• Vous élaborez et mettez en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques : préparation des courriers, rapports, notes et tableaux de synthèse, enregistrement et diffusion des courriers via le logiciel métier Kolok;
• Vous accueillez les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l’attente efficacement, gérer les messages;
• Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers et la gestion du stock de fournitures;
• Vous entretenez le lien entre les différents directeurs : transmission d’informations;
• Vous participez à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture des projets de rapports et des délibérations, vous assurez les validations aux échéances données et vous aurez en charge la gestion de certains dossiers;
• Vous participez à l’élaboration du plan de formation, assurez les inscriptions et le suivi des formations (CNFPT ou externes) ainsi que le suivi des congés en cas d’absence des directeurs;
• Missions complémentaires : implication auprès du Directeur Administratif et Financier dans l’accompagnement en termes d’organisation des ressources internes (suivi administratif, RH, logistique…) et vous serez également amené à assurer une polyvalence avec l’assistante de la DGA AT et de la DiF en cas d’absence.

Qualifications

• De formation bac+2 dans le domaine administratif ou expérience similaire;
• Capacité à analyser les demandes et à identifier le degré d’urgence;
• Solides compétences rédactionnelles et appétence pour les sujets techniques;
• Maîtrise de l’outil informatique et facilité avec les logiciels métiers;
• Organisation, rigueur et autonomie;
• Travail en équipe et en transversalité;
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités et de leurs partenaires est un plus.

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des rédacteurs
• Titulaire ou Contractuel (CDD de 12 mois, renouvelable) sur emploi permanent
• Congés payés dès la première année
• Protection sociale complémentaire selon conditions définies
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101,75 €)
• Dépôt des candidatures jusqu'au 6 Juin 2026