Assistant de direction/Assistante de direction

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH; Levallois-Perret; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation, interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes.

Vous gérerez l’agenda, les courriers, les tableaux et les présentations, et contribuerez au reporting et au suivi budgétaire; une connaissance des marchés publics et des ERP type ARAVIS est souhaitée. Poste à Levallois-Perret, en présentiel.

Qualifications

• Bac + 2 en assistanat de direction ou formation équivalente.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des process administratifs.
• Connaissance des marchés publics et des bases de comptabilité générale.
• Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord et reporting.
• Rigueur, autonomie et discrétion, bon relationnel et rédactionnel.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation (agendas, appels, visiteurs, réunions, salles et véhicules).
• Gérer le traitement, diffusion et archivage des courriers et documents selon le processus dématérialisé.
• Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus et présentations; répondre aux besoins administratifs courants.
• Suivre les réclamations et sollicitations et assurer leur traitement dans les délais.
• Suivre la consommation budgétaire et tenir à jour les indicateurs et reporting.
• Gérer les marchés publics dans ARAVIS et assurer les relevés et signatures électroniques.
• Importer et mettre à jour les grilles BPU, BPC, DPGF et suivre les procédures MAPA.
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures et outils administratifs.

Skills

Excel

Word

PowerPoint

ARAVIS

ERP équivalent

Gestion des marchés publics

Tableaux de bord

Reporting

Comptabilité générale

Logement social

Education

Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente

Tools

ARAVIS

QUADRAL

DEMATIS

FAST

Job description

L’assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation. Interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes, il/elle contribue à la fluidité de l’activité, à la qualité du suivi des dossiers et à la sécurisation administrative des marchés publics pilotés par la Direction.

Ses principales missions sont les suivantes :

1. Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation

• Gérer les agendas, appels, visiteurs, réunions, réservations de salles et de véhicules pool.
• Assurer le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et documents dans le respect du processus dématérialisé et assurer la gestion des chronos.
• Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, tableaux et présentations ; gérer les besoins administratifs courants.

2. Assurer le suivi administratif, budgétaire et le reporting de l’activité

• Suivre les réclamations et les sollicitations, en veillant à leur traitement dans les délais et en relançant les interlocuteurs concernés si nécessaire.
• Suivre la consommation budgétaire de la direction, en lien avec le contrôle de gestion.
• Tenir à jour les indicateurs et éléments de reporting de la direction ; veiller à la qualité, l’exhaustivité et la fiabilité des informations.
• Identifier, signaler et contribuer à la correction des anomalies.
• Importer, classer et rechercher les dossiers techniques (DTA, RAAT, CREP, etc.) dans QUADRAL.

3. Assurer la gestion administrative des marchés publics

• Assurer la saisie et le suivi des marchés dans ARAVIS aux étapes de passation et d’exécution.
• Importer les tableaux d’intégration dans ARAVIS en lien avec le service des charges et de comptabilité
• Gérer les déclarations de sous-traitance, reconductions et divers actes modificatifs.
• Participer au suivi des avenants et circuits de validation / signatures sous parapheur électronique.
• Intégrer et mettre à jour les grilles BPU, BPC, DPGF et les coefficients de révision.
• Préparer et suivre les procédures administratives, notamment les MAPA : publicité, notifications, rejets et intégration dans les outils métiers.
• Accompagner les services prescripteurs et contribuer à l’amélioration continue des procédures de gestion des marchés à travers la tenue régulière de tableaux de suivi et reporting.

Missions Complémentaires :

• Participer à l’élaboration du rapport d’activité et tenir les indicateurs statistiques à jour.
• Contribuer au suivi administratif des contrats d’exploitation et aux travaux de la Direction.
• Être force de proposition sur l’organisation, les outils et les processus afin d’améliorer la qualité de service.

Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente, ou expérience professionnelle équivalente.

Compétences techniques :

• Bonne connaissance d’ARAVIS ou d’un ERP équivalent.
• Maîtrise des processus de gestion des marchés publics et des bases de comptabilité générale.
• Connaissance des marchés publics, de la fonction achats et de la réglementation en vigueur.
• Maîtrise impérative des outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord, indicateurs et reportings.
• Connaissance des outils QUADRAL, DEMATIS et FAST appréciée.
• Connaissance de l’environnement du logement social et des charges locatives appréciée.
• Appétence pour les systèmes d’information, y compris Excel et les chiffres.

Compétences comportementales :

• Rigueur et méthode dans l’organisation du travail.
• Autonomie, réactivité et discrétion.
• Qualités relationnelles et capacités rédactionnelles et orales.
• Sens du travail en équipe et capacité à rendre compte.
• Capacité à anticiper, proposer des améliorations et être force de proposition.