Secrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DE VIERZON; Vierzon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement hospitalier recherche un Secrétaire (H/F) à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers. Les missions incluent l'accueil, la gestion des stocks, l'organisation d'événements, et le traitement des appels et courriers. Vous devez avoir au moins 1 an d'expérience en secrétariat et posséder un Bac ou équivalent. Type de contrat: CDD de 6 mois. Salaire selon grille indiciaire.

Qualifications

• Expérience de 1 an en secrétariat ou assistance direction requise.
• Bac ou équivalent en secrétariat ou assistanat direction nécessaire.

Responsabilités

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles).
• Gestion des stocks de produits et matériels.
• Organisation de réunions et événements.
• Prise de notes et mise en forme de documents.
• Gestion des appels téléphoniques et courriers.

Description du poste

Offre n° 200NJLK
Secrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)

Le CHV recherche une Secrétaire (H/F) à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.MISSIONS GENERALES- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents- Prise de rendez-vous / gestion des agendas- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)MISSIONS SPECIFIQUES:- Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants .) les lundis, mercredis et vendredis- Tri et répartition du courrier entrant- Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis- Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS :- Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation- Enregistrement des dossiers d'inscription- Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)- Saisie des notes- Envoi des courriers de réponse- Gestion des listes- Gestion administrative des dossiers- Préparation des dossiers- Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d'aptitude, documents de stage...)- Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS- Vérification de l'attestation CVEC- Enregistrement des chèques d'inscription à l'université- Suivi de l'enregistrement des chèques par la régie- Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)- Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents- Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation- Gestion des stages- Actualisation de l'alternance cours-stages- Envoi des demandes de stages- Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS- Edition des conventions et courriers- Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires.)- Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d'affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage)- Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents- Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent- Rédaction des courriers de sorties de stages- Edition mensuelle des frais de déplacement- Edition mensuelle des indemnités- Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS- Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS- Contrôle de la complétude des dossiers- Enregistrement des notes sur la base de données- Envoi des dossiers.- Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAM

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon grille indiciaire

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

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