Secrétaire H/F

Versailles-Emplois; Versailles; Vor Ort; EUR 24.000 - 28.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Versailles-Emplois recrute un agent secrétaire polyvalent au sein du service ressources humaines et logistique. Vous assurez le secrétariat, la gestion du courrier, l’accueil des visiteurs et la diffusion des messages.

Vous veillerez à la dématérialisation et au suivi des absences syndicales et des grévistes. Vous travaillerez sous la responsabilité du service RH, réaliserez les demandes d’accès base et assurerez la transmission des informations vers les services concernés.

Qualifikationen

• Expérience souhaitée dans le secrétariat

Aufgaben

• Gestion du courrier arrivées-départs et suivi des congés et visites médicales
• Gestion du courrier et diffusion par moyens dématérialisés
• Accueillir et orienter les visiteurs et appels téléphoniques
• Établir les demandes d'accès base pour les visiteurs extérieurs
• Utiliser le logiciel référent pour enregistrer le courrier et classer les documents
• Suivre les absences des représentants syndicaux et grévistes pour le personnel civil

Jobbeschreibung

Au sein du service ressources humaines, l'agent est plus particulièrement chargé du secrétariat mutualisé RH/service logistique. Il gère le courrier « arrivée-départ » et assure le suivi des divers congés et les visites médicales. Il gère les décorations, les absences syndicales, le recensement des grévistes. Collationner et transmettre le courrier « départ » au service responsable de l'expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier « arrivée » et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés. Exécuter l'envoi après validation par une autorité du courrier électronique « départ » ; assurer la diffusion des messages électroniques « arrivée » par le biais des messageries électroniques. Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages...) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret. Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l'interlocuteur ad hoc. Établir les demandes d'accès « base » au profit des visiteurs extérieurs. Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule. Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l'ensemble du personnel civil de la STAT

Expérience souhaitée dans le secrétariatBEP ou CAP secrétariat