SECRÉTAIRE

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Versailles; Sur place; EUR 20 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Au sein du service ressources humaines, l’agent assure le secrétariat mutualisé RH/service logistique. Vous gérez le courrier arrivée-départ, le suivi des congés et des visites médicales, et l’accueil des visiteurs selon les besoins.

Vous utiliserez les outils de courrier, enregistrerez les mouvements et veillerez à la diffusion des messages, dans le respect des règles de sécurité et de secret professionnel.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le secrétariat.
• Bonne organisation et fiabilité.
• Maîtrise des outils de courrier et d’accueil.

Responsabilités

• Gérer le courrier arrivée/départ et assurer sa diffusion.
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs et des correspondants téléphoniques.
• Suivre les congés et visites médicales, et mettre à jour la documentation.
• Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité du service.

Connaissances

Secrétariat

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Formation

BEP ou CAP secrétariat

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Au sein du service ressources humaines, l’agent est plus particulièrement chargé du secrétariat mutualisé RH/service logistique. Il gère le courrier “ arrivée-départ “ et assure le suivi des divers congés et les visites médicales. Il gère les décorations, les absences syndicales, le recensement des grévistes.
Collationner et transmettre le courrier “ départ “ au service responsable de l’expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier “ arrivée “ et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
Exécuter l’envoi après validation par une autorité du courrier électronique “ départ “ ; assurer la diffusion des messages électroniques “ arrivée “ par le biais des messageries électroniques.
Enregistrer le courrier “ arrivée ” et “ départ ” sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages…) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l’interlocuteur ad hoc.
Établir les demandes d’accès “ base ” au profit des visiteurs extérieurs.
Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule
Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l’ensemble du personnel civil de la STAT

Profil recherché

Expérience souhaitée dans le secrétariat

BEP ou CAP secrétariat