Agent de secrétariat confirmé

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Versailles; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste, au sein des Civils de la Défense du Ministère des Armées et des Anciens Combattants, implique l’enregistrement, la diffusion et le classement du courrier; la saisie d’informations et leur mise en forme selon la charte graphique; la coordination des agendas et l’organisation des réunions. Vous assurerez aussi les commandes, les réservations et les demandes RH via GAT.

Une connaissance de la suite bureautique et des logiciels spécifiques est appréciée, avec possibilité de formations

Qualifications

• Profil requires knowledge of office suite and secretariat functions.
• Connaissance du cadre réglementaire et des statuts RH appréciée.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de gestion administrative.

Responsabilités

• Enregistrer, diffuser et classer le courrier entrant et sortant.
• Saisie d’informations et mise en forme selon la charte graphique.
• Coordonner les agendas et planifier les réunions.
• Gérer les commandes, réservations de salles et de véhicules.
• Gérer les demandes de permissions/congés via GAT et tâches RH.

Connaissances

Proactivité

Force de proposition

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Adaptabilité

Expression écrite

Utilisation bureautique

Outils

Word

Excel

Outlook

CONCERTO

ELISE

GAT

SILLAGE

NEMO

CIMS

PC@

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Vous serez principalement chargé d’enregistrer, de diffuser et de classer le courrier “arrivé” et “départ”. Vous assurerez la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur. En lien avec les secrétariats des autorités, vous coordonnerez les agendas et planifierez les réunions. Vous établirez les commandes et planifierez les tâches de secrétariat (réservations de salles, de véhicules, demandes d’accès). Vous assurerez également les tâches de reprographie, gérerez les demandes de permissions/congés via le logiciel des gestion des absences (GAT) et les autres différentes demandes (ordres de missions, tâches RH…).

De plus, vous recueillerez des informations générales au sein de la SIMMT afin d’en assurer la diffusion au sein de la division. Vous assurerez la logistique des manifestations organisées et gérerez les cartes CIMS : logiciel MOp SI CIMS AED.

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liés à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) et aux logiciels spécifiques (CONCERTO, ELISE, GAT, SILLAGE, NEMO, CIMS, PC@…)

Profil recherchéIl

serait apprécié d’avoir une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…), du fonctionnement d’un secrétariat de direction ainsi que de la réglementation et des statuts pour gérer les courriers RH.

Compétences attendues

• PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
• MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
• ORGANISATION ET METHODE
• TRAVAIL EN EQUIPE
• PROTECTION DU SECRET
• ADAPTABILITE
• EXPRESSION ECRITE
• UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
• RIGUEUR
• UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE