Secrétaire de Direction H/F

Centre Hospitalier de Denain; France; Hybride; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre Hospitalier de Denain recherche un secrétaire administratif polyvalent pour assurer le secrétariat général et les services liés aux ressources humaines non médicales et médicaux.

Vous gérerez courrier, appels, agenda, organisation de réunions, archivage et coordination avec la Secrétaire Générale dans un cadre hospitalier exigeant.

Horaires 100 % du lundi au vendredi, polyvalence et réactivité requises; expérience souhaitée dans un établissement public.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.

Responsabilités

• Gérer le courrier entrant et sortant, la messagerie et les appels téléphoniques.
• Accueillir les visiteurs et Coordonner les rendez-vous et les agendas.
• Préparer les dossiers, transmettre et archiver les documents administratifs.
• Suivre les conventions de partenariat et la gestion documentaire.
• Gérer les fournitures et les réservations de salles de réunion.
• Participer à l’organisation des instances (convocations, CR, etc.).
• Assurer la continuité du secrétariat général en l’absence de la responsable des affaires générales.
• Travailler en coordination avec les Secrétaires Générales et les équipes RH.

Connaissances

Outils bureautiques

Expression orale et écrite

Organisation et accueil

Classement et archivage

Coordination avec Secrétaire Générale

Discrétion et diplomatie

Aisance relationnelle

Autonomie

Esprit de synthèse

Rigueur

Réactivité

Disponibilité

Travail en équipe

Formation

Bac à Bac+2 souhaité

Outils

Suite Office

Description du poste

DIRECTION GENERALE :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.
• Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.
• Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.
• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.
• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.
• Gérer les réservations de salles de réunion.
• Assurer la continuité de service du secrétariat général en l’absence de la responsable des affaires générales.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES :

• Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d’information).
• Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES :

• Organisation des rendez-vous et des réunions.
• Mise en forme et diffusion des notes d’information.

INSTANCES :

• Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).
• Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d’Hémovigilance.

Contraintes et difficultés du poste:

– Polyvalence et réactivité au quotidien.

Compétences requises sur le poste:

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.

Le savoir-faire /savoir-être:

• Discrétion et diplomatie.
• Aisance relationnelle.
• Autonomie.
• Esprit de synthèse.
• Rigueur.
• Réactivité.
• Disponibilité.
• Aptitude au travail en équipe.

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée

Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) /09h -17h / 10h-18h