Secrétaire H/F

MECS HOVIA Jambville; Jambville; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

MECS HOVIA Jambville recrute une aide administrative polyvalente pour assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs et transmettre messages et informations utiles.

Le poste gère le courrier, le classement des documents, les démarches administratives et les relances. Vous suivrez les dossiers des salariés, les éléments variables de paie et les sinistres, tout en apportant un soutien logistique à l’équipe de direction et en participant à la vie de l’établissement.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs
• Gestion du courrier entrant et sortant et des envois recommandés
• Suivi et classement des documents administratifs
• Organisation et archivage rigoureux des dossiers
• Démarches administratives et relances nécessaires
• Préparation et mise en forme des courriers et documents
• Organisation des réunions, rendez-vous et agendas
• Contribuer à la préparation des réunions et événements
• Assurer les prises de contact et relances auprès des interlocuteurs internes et externes
• Apporter un soutien administratif et logistique à l’équipe de direction
• Suivi des dossiers RH et des éléments variables de paie
• Suivi administratif des sinistres en lien avec les assurances
• Participation à la gestion des caisses
• Participation à la vie de l’établissement et circulation des informations RH
• Suivi régulier des dossiers avec la direction des ressources humaines

Description du poste

Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Recueillir et transmettre les messages et informations utiles.
• Assurer les échanges avec les partenaires et les services internes.

Gestion administrative

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois recommandés.
• Assurer le suivi et le classement des documents administratifs.
• Organiser et archiver les dossiers de manière rigoureuse.
• Effectuer les démarches administratives et les relances nécessaires.

Suivi comptable et RH

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs.
• Participer à la gestion des dossiers individuels des salariés et au suivi des éléments variables de paie.
• Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les assurances.
• Participer, le cas échéant, à la gestion des caisses.

Appui à la direction

• Préparer et mettre en forme les courriers, documents et dossiers.
• Organiser les réunions, rendez-vous et agendas.
• Contribuer à la préparation des réunions et événements.
• Assurer les prises de contact et relances auprès des interlocuteurs internes et externes.
• Apporter un soutien administratif et logistique à l’équipe de direction selon les besoins.

Travail en équipe et participation à la vie de l’établissement

• Participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Contribuer à la circulation fluide des informations, notamment sur les sujets RH.
• Assurer un suivi régulier des dossiers avec la direction des ressources humaines.