Secrétaire du chef de service à la division ressources humaines

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Versailles; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent administratif chargé de la gestion du courrier au sein de la DIV/RH. Vous assurerez la traçabilité des courriers entrants et sortants, le suivi des processus et la diffusion des informations aux services concernés.

Vous maîtriserez les outils bureautiques et la GED, participerez à des réunions et contribuerez à l’organisation générale (réservations, archivage, suivi des documents) tout en respectant les

Qualifications

• Organisation et rigueur indispensables pour un poste de secrétariat.
• Capacité à travailler en équipe et autonomie.
• Connaissance générale des outils bureautiques et de la gestion électronique du courrier (GED).

Responsibilities

• Gérer le courrier d’arrivée et de départ en respectant les procédures et la charte graphique.
• Assurer le suivi de la SPA et des réunions; prendre notes et rédiger les comptes rendus.
• Veiller au bon fonctionnement des services DIV/RH (entretien, achats, salles, véhicules, etc.).

Job description

Vos missions en quelques mots

Vous serez principalement chargé d’assurer la gestion du courrier “arrivée” en provenance de la cellule management de l’information (CMI) de la SIMMT FE (postal, MUSE, NEMO, ELISE, COR@IL) et du courrier “départ” où vous contrôlerez la forme suivant la charte graphique et le processus d’avis puis le diffuserez. Vous tiendrez à jour la SPA quotidienne (absences des militaires et civils, demandes de mise en route et ordres de mission de tous les chefs de bureau). Vous participerez aux réunions (prise de notes, compte-rendu), suivrez les parapheurs numérotés à présenter (courriers et fiches d’analyse) à la signature extérieure de la DIV/RH (notamment de la SDPS/DIV/QG).

De plus, vous vous assurerez des bonnes pratiques de fonctionnement de la DIV/RH (contrôle nettoyage, suivi entretien, commandes fournitures de bureau, demandes d’achats AGSC/AACV, registre activités sportives, tableaux d’informations, codes des armoires fortes, double des clés des bureaux, réservation et contrôle utilisation des salles de réunion et suivi de l’emploi du véhicule de liaison dont vous ferez signer le carnet de bord et vérifierez le potentiel).

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liées à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…), les applications spécifiques (NEMO, ACID, ELISE, COR@IL, GAT), le système d’information (SI) CHORUS DT et la gestion électronique de documents (GED) sur la communauté PC@.

Profil recherché

Nous recherchons un fonctionnaire organisé, rigoureux, autonome et aimant travailler en équipe avec entrain. Il serait apprécié d’avoir une connaissance du métier d’agent de secrétariat de bureau ou de division en administration centrale. Avoir une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook, OneNote, SharePoint…), des applications de messagerie numérique, de chiffrement qualifié (pour la protection des informations), de la gestion électronique de courrier (GEC) et de la gestion électronique de documents (GED). Être également capable de travailler sur une communauté de travail (PC@), d’utiliser des outils de transcription pure d’enregistrement audio et version écrite avec IA ou non, avoir une maitrise de CHORUS DT (gestion des ordres de mission), de l’application de gestion des absences de travail (GAT) puis de PAGES et savoir mettre en œuvre une barre vidéo de visioconférence.