SECRETAIRE DE DIRECTION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Paris; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recrute un assistant(e) au secrétariat de direction. Vous participez à la gestion du courrier et des courriels, assurez le contrôle du format des notes selon la charte graphique et suivez leur diffusion au secrétariat général.

Vous accueillez les correspondants, organisez l’agenda et les déplacements des autorités, préparez les réunions et événements, et contribuez à la modernisation du service avec rigueur et discrétion.

Qualifications

• Diplôme en gestion administrative exigé ou équivalent.
• Expérience dans l’accompagnement et le soutien d’autorités souhaitée.
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles recherchées.

Responsibilities

• Gestion des courriers et courriels arrivée/départ et respect de la charte graphique.
• Gestion de l’agenda des autorités et suivi des plannings et échéances.
• Organisation des réunions et événements du service, réservation de salles et préparation des dossiers.
• Accueil et orientation des correspondants, coordination et transmission des informations.
• Accompagnement et modernisation du service et tenue de documents internes.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Esprit d'initiative

Discrétion

Education

Diplôme en gestion administrative

Expérience en accompagnement et soutien d'autorités

Tools

Cor@il

LNacre

NEMO

Bureautique

Job description

Vos missions en quelques mots

Affecté/e au sein du secrétariat de direction, l’assistant/e participe à la gestion des courriers et courriels arrivée/départ de la direction (et dans ce cadre de la mise en œuvre de Cor@ail); contrôle et corrige la mise en forme des courriers/notes conformément à la charte graphique en vigueur au sein du secrétariat général de l’administration du ministère des Armées et en assure le suivi de leur réception au secrétariat à leur diffusion. Il/elle est chargé/e d’accueillir et d’orienter les correspondants (accueil physique et téléphonique [prise de RDV] ) dans le respect des protocoles de sécurité, d’assurer une assistance organisationnelle optimale à la cheffe de service et son adjoint. Il/elle tient à jour la documentation interne (notamment annuaires, Registre de Publicité des Actes Administratifs…)

L’agent/e participe à la gestion des dossiers qui lui sont confiés, de l’agenda des autorités (cheffe de service et adjoint) (suivi de planning, des agendas, des tableaux de bord et rappel des échéances de la direction aux différents départements, centres et bureaux) et des déplacements desdites autorités ; ainsi que des membres de la direction (dont saisie des OM).

Il/elle participe à l’organisation des réunions et divers événements du service et à l’élaboration des dossiers afférents, ainsi qu’à leur mise en œuvre opérationnelle (réservation de salle, préparation des salles…)

Il/elle accompagne la modernisation du service.

Profil recherché

L’agent/e devra être doté d’un très bon sens de l’organisation, et faire preuve de méthode et de rigueur dans son travail ainsi que d’autonomie et d’esprit d’initiative. Il/elle devra mettre en œuvre les techniques du secrétariat, savoir travailler en équipe, être disponible, faire preuve de grande discrétion et d’anticipation.Doté d’un excellent sens relationnel, de bonnes qualités rédactionnelles, et d’un très bon niveau d’expression écrite et orale, il/elle devra être capable de travailler sous pression. Enfin, il/elle doit avoir une excellente maitrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique, des méthodes de classement et d’archivage et d’organisation d’évènement. Diplôme en gestion administrative et/ou expérience en matière d’accompagnement et soutien d’autorités et des compétences en matière de management de l’information sont nécessaires, ainsi que la connaissance de l’environnement de travail (ministère des armées et des anciens combattants) et des logiciels associés (LNacre, Cor@il, NEMO…)