SECRETAIRE

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Hyères; Sur place; EUR 20 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

La personne recrutée sera chargée de travaux de secrétariat dont la gestion et la diffusion du courrier, l’émission et le suivi des frais de déplacement sur CHORUS-DT, et l’archivage des documents. Elle interviendra dans les achats liés aux campagnes budgétaires AACV et AGSC et participera aux activités du groupement sur les commandes et les fournitures.

Rigueur, organisation et maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) sont requises, ainsi que le travail en équipe.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à suivre et diffuser le courrier, à saisir et mettre en forme l’information.
• Connaissance des règles de classement et d’archivage.

Responsabilités

• Effectuerez des travaux de secrétariat sous la supervision du chef du secrétariat.
• Réceptionnerez, enregistrerez et diffuserez le courrier interne et externe.
• Assurerez la saisie d’information et sa mise en forme selon la charte graphique.
• Assurerez la reprographie de documents.
• Réceptionnerez les appels téléphoniques.
• Traitez et diffusez les courriers ARRIVEE dématérialisés (NEMO, courriels, courrier postal).
• Suivrez et mettrez en ligne les ordres du groupement sur CHORUS-DT.
• Saisirez et liquiderez les ordres de mission sur CHORUS-DT.
• Gérerez les fournitures et les achats selon les campagnes AACV et AGSC.

Connaissances

Word

Excel

Outlook

MS Office

Outils

CHORUS-DT

NEMO

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Vous serez chargé de participer aux travaux de secrétariat. Votre activité au quotidien sera relative à la gestion et la diffusion du courrier, l’émission et le suivi des frais de déplacement sur le logiciel CHORUS-DT, le classement et l’archivage des différents documents, la réalisation et le suivi des achats suivant les campagnes budgétaires AACV et AGSC. Vous jouerez un rôle dans les achats réalisés au profit des organismes présents sur la BAN. Plus particulièrement, vous :

• Effectuerez des travaux de secrétariat sous la supervision du chef du secrétariat
• Réceptionnerez, enregistrerez et diffuserez le courrier interne et externe
• Assurerez la saisie d’information et sa mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur
• Assurerez la reprographie de documents
• Réceptionnerez les appels téléphoniques
• Traiterez/enregistrerez, les courriers “ ARRIVEE “ reçus sous format dématérialisé soit par la messagerie officielle NEMO, soit par courriels, ou postal et les diffuserez
• Assurerez le suivi et la mise à jour puis la mise en ligne de l’ensemble des ordres du groupement
• Saisirez, suivrez et liquiderez les ordres de mission des personnels du groupement sur CHORUS-DT
• Gérerez les fournitures de bureau et les produits d’entretien
• Assurerez le suivi et la réalisation des achats suivant les campagnes budgétaires AACV et AGSC grâce au cartes achats dont vous serez responsable.

Profil recherchéCe poste requiert des qualités organisationnelles et une maitrise des outils bureautiques Microsoft Office “ Word, Excel et Outlook “.Expérience professionnelle souhaitée : travail en équipe, secrétariat