Secrétaire du chef de service à la division quartier général (H/F)

Armée de Terre; Versailles; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Armée de Terre au sein de la SIMMT et SDPS, DIV/QG, propose un poste d’assistant administratif chargé du traitement du courrier et de la gestion d’agenda. Vous apportez un soutien administratif au général SDPS et au chef DIV/QG, tout en assurant la diffusion d’ordres et le recueil des réponses des services.

Le poste nécessite discrétion, sens pratique et tact, avec une appétence pour les moyens informatiques et la suite bureautique.

Qualifications

• Fonctionnaire souhaitant faire preuve de curiosité, de dynamisme et de volontariat.
• Qualités relationnelles en environnement discret et exigeant.
• Sens du travail en équipe et maîtrise de la suite bureautique.

Responsabilités

• Traiter le courrier des sections et du général de la SDPS, et assurer le suivi des documents dans les SI.
• Gérer l’agenda du général SDPS et du chef DIV/QG, et appuyer le commandement administrativement.
• Diffuser les ordres et informations, recueillir et agréger les réponses des services, et suivre les congés/permissions du périmètre du secrétariat.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et assurer la suppléance du chef de secrétariat.

Connaissances

Curiosité

Dynamisme

Volontariat

Discrétion

Sens pratique

Tact

Esprit d'équipe

Maîtrise des outils informatiques

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Vous serez principalement chargé d'assurer le traitement du courrier des différentes sections de la division et ceux du général de la SDPS. Vous traiterez le courrier "arrivé" et "départ" au profit des entités rattachées dans les systèmes d’information (SI) dédiés ou manuellement selon les cas (vérification de conformité de la charte graphique des documents avant mise à la signature, gestion du RPAA…) . Vous assurerez le suivi de l’agenda du général SDPS et du chef DIV/QG (AM1 de la SIMMT, chef d’emprise et COMILI de l’îlot 4) et appuierez le commandement administrativement dans le fonctionnement courant de la SDPS (diffusion d’ordres et informations, recueil et agrégation de réponses et contributions des services…) . Vous assurerez la diffusion aux grands services de la SIMMT des rendez-vous majeurs de la SIMMT et suivrez les congés/permissions du personnel du périmètre du secrétariat dans les SI. Vous réaliserez et assurerez également le suivi des commandes de fournitures de bureau et assurerez la suppléance du chef de secrétariat.

Conditions particulières d'exercice

Habilitation SECRET ;
Horaires fixes sur le lieu de travail ;
Utilisation de logiciels de gestion du courrier, des absences, des véhicules et des demandes diverses.

Profil recherché

Nous recherchons un fonctionnaire sachant faire preuve de curiosité, de dynamisme et de volontariat. Il serait apprécié d'avoir de réelles qualités relationnelles dans un environnement où discrétion, sens pratique et tact sont de mise, surtout à proximité physique de la direction et d’une multiplicité d’autorités. Avoir également un sens du travail en équipe, une appétence dans la mise en œuvre des moyens informatiques et une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) .

Présentation de Armée de Terre

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO) .

La sous-direction "performance-synthèse" (SDPS) mesure et analyse la performance du MCO-Terrestre (MCO-T) afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés par les maîtres d"ouvrage (MOA) au regard des ressources allouées et dans le respect des obligations légales et réglementaires.

La division quartier général (DIV/QG) est chargée d’assurer la sécurité du site et du personnel. Elle s’occupe de l’entretien des infrastructures, des espaces verts, des accès au quartier, des services de permanence, de la mise à disposition des moyens informatique pour travailler… Elle est également en charge des activités de cohésion ainsi que des grands rendez-vous professionnels. Cela correspond au volet "fonctionnement" qui appui le volet "métier" dans ses activités au quotidien.

Au sein du secrétariat de la DIV/QG, vous serez adjoint au chef du secrétariat de la SDPS. Vous travaillerez au profit du général de la SDPS, de son adjoint, du colonel chef de la DIV/QG, du bureau maitrise du risque technologique et professionnel (BMRTP) et du bureau intérarméisation grands complets (BIGC) .