AGENT DE SECRETARIAT

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Vélizy-Villacoublay; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l’enregistrement du courrier, la gestion de l’agenda du CIJ et l’accueil des invités, en liaison avec les services internes.

Vous serez impliqué dans la gestion documentaire, le suivi des absences, le traitement des ordres de mission et l’ouverture des dossiers contentieux, avec orientation vers le travail en équipe et le sens du service public.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitée.
• Capacité à gérer le courrier et les agendas.
• Bonne maîtrise des outils numériques et de la bureautique.

Responsibilities

• Enregistrer le courrier arrivée et préparer le courrier départ (papier ou numérique).
• Gérer la messagerie et la boite fonctionnelle du service.
• Participer à la gestion de l’information du CIJ en liaison avec la base aérienne.
• Gérer l’agenda du directeur du CIJ et les tâches afférentes.
• Participer aux plannings et à la comptabilisation des absences (SI Orchestra, Concerto et Gaëtan).
• Rédiger et établir les ordres de mission et assurer le suivi.
• Ouverture et traitement des dossiers de règlement des dommages et contentieux (SUDOCO II / SI CTX).
• Archivage du CIJ et exploitation des archives.
• Soutien à la cellule publications et répertoires INSEE.
• Gestion de l’accueil téléphonique et des invités/autorités.
• Suivi des stocks de fournitures et expression de besoins.
• Mise à jour de l’inventaire des biens.]

Skills

Polyvalent

Rigoureux

Organisé

Bon relationnel

Réactivité

Disponibilité

Maîtrise des outils numériques

Gestion administrative

Job description

Vos missions en quelques mots

• Enregistrer le courrier “ arrivée “ et préparer le courrier “ départ “ (format papier ou numérique) et assurer la gestion de la messagerie (dont la boite fonctionnelle du service).


• Participer aux tâches de management de l’information du CIJ, en liaison avec la base aérienne.


• Gérer l’agenda du directeur du CIJ et les tâches afférentes.


• Participer à la gestion des plannings du CIJ et à la comptabilisation des absences du personnel civil et militaire (SI Orchestra, Concerto et Gaëtan) en collaboration avec le bureau pilotage.


• Rédiger et établir les ordres de mission des personnels du CIJ (CHORUS DT) et en assurer le traitement / suivi en collaboration avec le bureau pilotage.


• Assurer l’ouverture et la prise en charge des dossiers de règlement des dommages et de contentieux sur le SI métier (SUDOCO II puis SI CTX) et Télérecours, compétence partagée avec d’autres agents des bureaux spécialisés.


• Effectuer l’archivage du CIJ en lien avec les bureaux métiers et aider à exploiter les archives.


• Appuyer la cellule en charge des publications au bulletin officiel, de l’enregistrement des répertoires de l’INSEE et des relations avec les chambres des notaires.


• Assurer les relations avec les prestataires en charge de l’entretien du matériel de secrétariat.


• Gérer l’accueil téléphonique du CIJ et l’accueil d’invités ou d’autorités.


• Tenir à jour les stocks de fournitures et participer à l’expression de besoins pour le CIJ.


• Mettre à jour l’inventaire des biens

Profil recherché

Nous recherchons un agent administratif polyvalent, rigoureux et organisé, avec un bon sens des priorités. À l’aise avec les outils numériques, le candidat devra faire preuve de réactivité et de disponibilité dans l’exécution de ses missions.Appréciant le travail en équipe, il/elle possède un bon relationnel et sait s’adapter à différents interlocuteurs civils / militaires. Une première expérience sur un poste d’assistant ou de secrétariat souhaitée. Permis B souhaité.