SECRETAIRE

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Saint-Agnant-près-Crocq; Vor Ort; EUR 21.000 - 28.000; Vollzeit

Zusammenfassung

La Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent administratif pour assurer les activités de secrétariat au sein de l’unité. Vous gérerez le courrier, l’accueil téléphonique et le suivi administratif des agents, en lien avec le SID-SO et la BA 721, avec discrétion et polyvalence.

Vous réaliserez l’archivage, les notes et les demandes de contrôle primaire, et participez au bon fonctionnement des activités administratives de l’unité.

Qualifikationen

• Maîtrise des outils bureautiques et organisation rigoureuse.
• Capacité à gérer le courrier, l’accueil et le suivi administratif des agents.

Aufgaben

• Enregistrer, classer, acheminer et diffuser le courrier et communications.
• Gérer l’accueil téléphonique et orienter les appels.
• Suivre les administrés de l’unité et les états financiers des frais de déplacements.
• Assurer le relais d’informations entre le personnel et le SID-SO.
• Instruire les demandes de contrôle primaire pour les entreprises.
• Réaliser l’archivage des dossiers et gérer les fournitures de bureau.

Kenntnisse

Outils bureautiques

Organisation

Rigueur

Jobbeschreibung

Vos missions en quelques mots

Vous avez en charge les activités afférentes au secrétariat, soit :

• Assurer et gérer l’enregistrement, le classement, l’acheminement et la diffusion du courrier ou de communication de toute nature pour le compte de l’unité ;
• Gérer l’accueil téléphonique des appels extérieurs vers l’unité et orienter les appels vers le bon interlocuteur ;
• Réaliser le suivi des administrés de l’unité (traitement des ordres de missions et des états financiers des frais de déplacements dans le SI dédié, position administrative des agents) ;
• Assurer le relais des informations entre l’administré et le secrétariat général de SID-SO ;
• Être l’interlocuteur administratif de la BA 721 pour toute sollicitation (états rationnaires, relais d’informations locales auprès du commandement et/ou des administrés, prise de rendez-vous pour le commandement) ;
• Réaliser des missions administratives ponctuelles confiées par le commandement (rédaction de notes de désignation, notes de service, mise en forme de dossiers) ;
• Réaliser l’archivage des dossiers relatifs à l’activité de l’unité et de son secrétariat ;
• Effectuer le suivi de l’entretien des véhicules métiers du commandement de l’USID et gérer les réservations des véhicules au profit du commandement ;
• Gérer les besoins et la mise à disposition de fournitures de bureau et de mobilier ;
• Participer à l’organisation des activités cohésion de l’unité ;
• Instruire des demandes de contrôle primaire pour les personnels des entreprises dans le SI dédié.

Profil recherché

Agent administratif doté d’une excellente maîtrise des outils bureautiques, d’un rigoureux sens de l’organisation et du classement, capable de gérer de manière autonome l’ensemble des activités de secrétariat (courrier, accueil téléphonique, suivi administratif des agents, relations avec la BA 721 et le SID-SO) tout en faisant preuve de discrétion, de polyvalence et d’un bon relationnel pour assurer la cohésion de l’unité et instruire les demandes de contrôle primaire. “