ASSISTANT DE DIRECTION 3A/22

French cyber command; Saint-Jacques-de-la-Lande; Vor Ort; EUR 23.000 - 29.000; Vollzeit

Zusammenfassung

French cyber command recherche un agent d’assistant de direction rattaché au secrétariat d’unité du centre d’audits de la sécurité des systèmes d’information (CASSI). Vous assurez le secrétariat: saisie de documents, enregistrement, distribution, classement et archivage, suivi des convocations et rédaction des comptes rendus.

Vous accueillez les visiteurs, gérez les appels et participez à l’intégration du personnel; vous suivez les actes administratifs RH et le périmètre CHORUS.

Qualifikationen

• Expérience confirmée en secrétariat de direction.

Aufgaben

• Assurer le secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage, suivi de la boîte fonctionnelle, mise à jour des annuaires, du plan d’alerte).
• Organiser des réunions, préparer invitations et salles, rédiger les comptes rendus.
• Accueil des visiteurs, gestion des appels et orientation des demandes.
• Intégration des nouveaux arrivants; suivi des actes administratifs RH (permissions, congés, arrêts).
• Référent CHORUS et lien avec les RH; gestion des fiches et de la formation du personnel novice.

Kenntnisse

Gestion du secrétariat

Pack Office

Organisation et rigueur

Tools

Pack Office

Jobbeschreibung

Rattaché au commandement du groupement de la cyberdéfense, le titulaire du poste d’assistant de direction est affecté au secrétariat d’unité du centre d’audits de la sécurité des systèmes d’information (CASSI). Il sera chargé de la gestion et de l’organisation du secrétariat. A ce titre, il est de la responsabilité du titulaire du poste de gérer le suivi des convocations aux différents comités de pilotage locaux, d’établir les comptes rendus des réunions sur demande des autorités locales. Il est chargé de suivre les échéances des différents dossiers liant le commandement local aux différentes unités sous son commandement ou les organismes locaux (BDD, SID …). Le titulaire doit être apte à travailler en équipe et participera à des opérations de communication (accueil des autorités, séminaires visites). Enfin, le titulaire du poste est aussi relais RH et référent d’unité pour les frais de déplacement (CHORUS DTm).

• Assurer l’ensemble des tâches de secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage, suivi de la boîte fonctionnelle, mise à jour des annuaires, du plan d’alerte, …) ;
• Organiser des réunions, préparer les invitations, la salle de réunion, le plan de salle et rédiger les compte-rendu le cas échéant ;
• Recevoir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes ;
• Accueillir les nouveaux arrivants et participer au processus d’intégration ;
• En relation avec les RH du GCA, suivre les actes administratifs liés à la gestion du temps (permissions, congés arrêts maladie…) ;
• Référent d’unité en lien avec le CIMob et le référent administration (GSC), il s’assure de la bonne tenue des fiches profiles et de la formation du personnel novice sur CHORUS VH1 vérifie et s’assure de la conformité et de la bonne exécution des missions ;
• Assurer la fonction de correspondant ANNUDEF ;
• Gérer le stock de fourniture de bureau.

Nous recherchons un agent avec une première expérience de 5 ans sur un poste similaire. Vous serez le point de contact central de notre centre et assurerez la gestion quotidienne du secrétariat. Rigoureux et organisé, vous maitriserez le pack office.