SECRETAIRE DU CHEF DE LA DIVISION LOGISTIQUE

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 25,000 - 34,000; Full time

Job summary

La cellule du secteur MA04 recherche un(e) secrétaire du chef de division pour assurer le fonctionnement administratif et RH de la division. Vous gérerez l’accueil, les plannings, les courriers et les commandes de fournitures.

Vous assurez la centralisation des activités quotidiennes du personnel et la gestion des accès pour les intervenants externes. Une bonne organisation et discrétion sont requises.

Qualifications

• Maîtrise des tâches de secrétariat et de gestion administrative.
• Connaissances en gestion des ressources humaines et des plannings.
• Capacité à assurer l’accueil téléphonique et physique et le traitement du courrier.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique.
• Vérifier les plannings et notifier le chef de division en cas d’anomalie.
• Traiter le courrier entrant et sortant en version papier et dématérialisée.
• Centraliser les activités quotidiennes du personnel et du service.
• Établir des autorisations d’accès pour le personnel externe.
• Gérer les fournitures et suivre les consommables de bureau.
• Maintenir la documentation et les notes administratives à jour.
• Suivre le parc automobile et organiser le tour de service pour l’entretien.

Skills

Secrétariat

Gestion RH

Organisation

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Suite bureautique

Job description

Vos missions en quelques mots

En tant que secrétaire du chef de la division, vous serez chargé de collaborer au bon fonctionnement de la division pour les tâches administratives intéressant le chef de division et la direction. Il s’agit essentiellement d’actes RH, organisationnelles, courriers entrant et sortant, organisation du niveau chef de division.

Plus précisément, vous :

• Assurerez l’accueil téléphonique et physique
• Vérifierez les plannings horaires des agents, avant toutes modifications pour compte-rendu au chef de division en cas d’anomalie.
• Traiterez le courrier arrivée et départ en version papier et dématérialisée
• Centraliserez les situations journalières d’activité du personnel avant traitement et transmission
• Établirez des autorisations d’accès du personnel des entreprises extérieures travaillant pour le compte de la division
• Gérerez les fournitures de bureau du MA04 ainsi que du suivi des consommations des emballages de la DIVLOG, passation des commandes pour la DIVLOG après validation par le chef de division
• Tiendrez à jour de la documentation (en version numérique) : collection d’ordres, bulletins officiels
• Suivrez le pool de véhicules de la division (carnets de bord…) et gèrerez le tour de service pour l’entretien des véhicules

Profil recherché

Vous maitrisez le secrétariat et savez assurer la partie gestion en ressources humaines.