Secrétaire de Pôle H/F

COMPTABILITE EMPLOI; Vichy; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association de prévention à Vichy recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités logistiques, RH et financières. Les principales responsabilités incluent l'accueil, la gestion de documents, et le suivi budgétaire. Une expérience dans la fonction administrative polyvalente, ainsi que des notions de comptabilité, sont exigées. Le poste nécessite également un diplôme de niveau 5 et un permis B pour des déplacements occasionnels.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans la fonction administrative polyvalente.
• Notion de comptabilité exigée.
• Permis B souhaité pour déplacements.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gérer le standard et la transmission des messages.
• Suivre la facturation des prestations et coordonner avec la comptabilité.
• Gestion des stocks de fournitures et commandes.

Connaissances

Expérience en fonction administrative polyvalente

Notion de comptabilité

Bonnes compétences en communication

Formation

Diplôme Niveau 5

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Adjointe du Pôle Prévention, vous assurez le soutien administratif du pôle prévention, en lien étroit avec les secrétariats d’antenne, les chefs de service et les services supports de l’association. Prise de poste : dès que possible. Date limite pour candidater : 26/12/25
Fournir un CV et une lettre de motivation.

Votre rôle est central dans le fonctionnement administratif, logistique, RH et financier du pôle, ainsi que dans la coordination documentaire et communicationnelle.

Descriptif du poste :

1. Accueil physique et téléphonique des partenaires, usagers et salariés.
   Gestion du standard et transmission des messages.
   Réception, enregistrement, distribution du courrier.
   Envoi des notes, rapports et documents aux services du Département.
2. Saisie et mise en forme des documents financiers.
   Suivi des comptes services et professionnels.
   Facturation des prestations (MNA, MAJE, CNCS.) et dépôts Chorus.
   Coordination avec la comptabilité.
   Gestion des cartes bancaires professionnelles.
   Saisie des demandes de subventions (AAP, Dauphin, démarches simplifiées).
   Suivi des conventions et budgets (fournitures, imprimerie.).
3. Saisie et centralisation des statistiques (Prévention spécialisée, MAJE, MNA.).
   Préparation et mise en forme des rapports d’activité.
   Saisie des données jeunes dans IMAGO.
4. Création, mise à jour et suivi des Plannings Alfa.
   Saisie dans Alfa et transmission des éléments variables de paie.
   Suivi médecine du travail et dossiers d’embauche/départ.
   Gestion des accès numériques, bases de données et tableaux de suivi.
   Suivi des candidatures et organisation de l’accueil administratif des nouveaux salariés.
5. Gestion des stocks de fournitures et commandes.
   Suivi des équipements (extincteurs, chaudières, sinistres, assurances).
   Coordination avec bailleurs/agences pour gestion locative.
   Suivi des véhicules (entretien, sinistres, relevés).
   Suivi du parc informatique et téléphonie.
   Archivage et maintenance documentaire sur Teams.
6. Rédaction, mise en forme et diffusion de documents internes.
   Mise à jour des tableaux de bord, organigrammes, référentiels.
   Gestion des dossiers d’accueil.

Profil :

Expérience souhaitée dans la fonction administrative polyvalente,
Notion de comptabilité exigée
Diplôme Niveau 5
Permis B souhaité – (déplacement possible sur le département : Moulins / Vichy / Montluçon)