SECRETAIRE DE DIRECTION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Bordeaux; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le titulaire du poste est placé à la Section assistance de direction au Service d’infrastructure de la Défense (SID) de Bordeaux sous l’autorité du secrétaire général. Il est chargé de toutes les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur, directeur adjoint, directeur des opérations).

En collaboration avec la cheffe de cabinet, vous gérerez l’agenda, planifierez les réunions et contribuerez à l’organisation des évènements de l’établissement, tout en mettant à jour les

Qualifications

• Agent organisé et rigoureux, capable de rédaction et de secret professionnel.
• Bon relationnel et discrétion exigés pour les échanges avec les interlocuteurs.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, capacité à gérer les priorités et les délais.

Responsibilities

• Réceptionner les appels téléphoniques et assurer le secrétariat du pôle de direction.
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction et diffuser les documents.
• Enregistrer, mettre en forme et diffuser le courrier et les notes via Cor@il, dématérialisation des documents.
• Gérer le registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et l’archivage des documents.
• Mettre à jour l’agenda, organiser les réunions et concourir à l’organisation des événements.
• Mettre à jour les documents sur l’intranet (GPSNG) et assurer la coordination avec les interlocuteurs.

Skills

Organisation

Rigueur

Réactivité

Relationnel

Discrétion

Maîtrise des outils bureautiques

Tools

Cor@il

MS Office

Job description

Vos missions en quelques mots

Le titulaire du poste est placé à la Section assistance de direction au Service d’infrastructure de la Défense (SID) de Bordeaux sous l’autorité du secrétaire général. Il est chargé de toutes les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur, directeur adjoint, directeur des opérations).

Vous devrez :

• Réceptionner les appels téléphoniques
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction
• Enregistrer, mettre en forme et diffuser le courrier et les notes en mettant en œuvre les techniques de dématérialisation de transmission de documents sur l’outil Cor@il
• Gérer le registre de publicité des actes administratifs (RPAA)
• Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage de documents (trombinoscope, annuaire, organigramme etc.)

En collaboration avec la cheffe de cabinet :

• Gérer l’agenda de la direction et tenir à jour les tableaux de bord (retro planning, fiches)
• Planifier et organiser les réunions (réservation de salles, envoi de convocations, mise en forme des présentations)
• Prendre part à l’organisation des évènements de l’établissement (journée des partants, journée des arrivants, sainte barbe etc.)
• Mettre à jour les documents et les informations sur la communauté de travail et l’intranet (GPSNG)

Ponctuellement :

• Contribuer à la réalisation de missions complémentaires, en fonction des nécessités du service

Profil recherché

Le poste requiert un agent organisé, rigoureux et réactif, disposant de bonnes capacités rédactionnelles et maîtrisant les techniques de secrétariat et les outils bureautiques. Doté d’un excellent sens relationnel, il doit faire preuve de discrétion, de disponibilité et d’adaptabilité dans la gestion des activités de la direction. Il doit être en mesure de travailler en autonomie, de gérer les priorités et de respecter les délais, tout en assurant une coordination efficace avec les différents interlocuteurs. Une expérience dans le secrétariat de direction ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée.