Secretaire de Direction H/F

Ministère des armées - Civils de la Défense; Bordeaux; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste est rattaché à la Section assistance de direction au Service d’infrastructure de la Défense (SID) de Bordeaux, sous l’autorité du secrétaire général. Vous assurez les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur et directeur adjoint).

Vos missions incluent la gestion des appels, l’élaboration et le suivi des ordres de missions, le traitement du courrier via Cor@il, le registre RPAA et l’archivage, avec collaboration à l’élaboration des tableaux de bord et à

Qualifications

• Agent(e) organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), maîtrisant les techniques de secrétariat et les outils bureautiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et sens relationnel développé.
• Discrétion, disponibilité et adaptabilité dans la gestion des activités de la direction.
• Autonomie, gestion des priorités et respect des délais; expérience en secrétariat de direction appréciée.

Responsabilités

• Réceptionner les appels téléphoniques.
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction.
• Enregistrer, mettre en forme et diffuser le courrier et les notes avec Cor@il.
• Gérer le registre de publicité des actes administratifs (RPAA).
• Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Rédactionnelles

Outils

Cor@il

Description du poste

Détail du poste

Le titulaire du poste est placé à la Section assistance de direction au Service d'infrastructure de la Défense (SID) de Bordeaux sous l'autorité du secrétaire général. Il est chargé de toutes les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur, directeur adjoint, directeur des opérations).

Vous devrez :

• Réceptionner les appels téléphoniques
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction
• Enregistrer, mettre en forme et diffuser le courrier et les notes en mettant en oeuvre les techniques de dématérialisation de transmission de documents sur l'outil Cor@il
• Gérer le registre de publicité des actes administratifs (RPAA)
• Assurer la mise à jour, le classement et l'archivage de documents (trombinoscope, annuaire, organigramme etc.)

En collaboration avec la cheffe de cabinet :

• Gérer l'agenda de la direction et tenir à jour les tableaux de bord (retro planning, fiches)
• Planifier et organiser les réunions (réservation de salles, envoi de convocations, mise en forme des présentations)
• Prendre part à l'organisation des évènements de l'établissement (journée des partants, journée des arrivants, sainte barbe etc.)
• Mettre à jour les documents et les informations sur la communauté de travail et l'intranet (GPSNG)

Ponctuellement :

• Contribuer à la réalisation de missions complémentaires, en fonction des nécessités du service

Le profil recherché

Le poste requiert un agent organisé, rigoureux et réactif, disposant de bonnes capacités rédactionnelles et maîtrisant les techniques de secrétariat et les outils bureautiques. Doté d'un excellent sens relationnel, il doit faire preuve de discrétion, de disponibilité et d'adaptabilité dans la gestion des activités de la direction. Il doit être en mesure de travailler en autonomie, de gérer les priorités et de respecter les délais, tout en assurant une coordination efficace avec les différents interlocuteurs. Une expérience dans le secrétariat de direction ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée.