ASSISTANT-SECRETAIRE DE DIRECTION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

La sous-direction des affaires administratives du Ministère des Armées et des Anciens combattants recrute un agent administratif polyvalent.

Vous assurerez la gestion de l’agenda, l’organisation des réunions et des événements, ainsi que le suivi des livrables. Vous contribuez à la veille d’information, à la préparation des ordres de mission via Chorus DT et à la communication via les newsletters et le portail.

Qualifications

• Diplôme en gestion administrative et/ou expérience significative en communication.
• Maîtrise des outils bureautiques et des méthodes de classement et d’archivage.
• Autonomie et réactivité, sens de l’initiative.
• Bonnes qualités relationnelles et discrétion, travail en équipe.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la sous-directrice et les réunions de la sous-direction.
• Suivre le calendrier des livrables et organiser les réunions et événements.
• Veiller et diffuser l’information au sein de la sous-direction (courrier, boîte mail).
• Préparer et suivre le calendrier prévisionnel des permissions et des congés, et les ordres de mission via Chorus DT.

Skills

Organisation

Rigueur

Réactivité

Discrétion

Initiative

Esprit d'équipe

Education

Diplôme en gestion administrative

Tools

Pack Office

Job description

Vos missions en quelques mots

• Rattaché à la sous-directrice de la MAD, vous assurerez des missions d’assistance :
• Gestion de l’agenda de la sous-directrice et des réunions concernant la sous-direction ;
• Suivi du calendrier de transmission de livrables produits par l’équipe à destination de la sous-direction ;
• Organisation des réunions, séminaires (planification, réservations de salles, invitations, gestion des accès au site de Balard, accueil, éventuels comptes rendus ou leur mise en forme) ;
• Veille et diffusion de l’information au sein de la sous-direction (courrier, boite mail générique) ;
• Soutien de proximité, notamment la préparation et le suivi du calendrier prévisionnel des permissions et congés ou la gestion des arrivées et départs, la préparation des ordres de mission au profit des déplacements du personnel de la sous-direction en utilisant l’application Chorus DT ;
• Vous réalisez les expressions de besoin budgétaires et les demandes d’achat de la sous-direction et en assurez le suivi ;
• En lien avec le cabinet de la directrice des affaires financières, chargé de l’animation et de la coordination de l’ensemble des secrétariats de la direction, vous contribuez au soutien et au fonctionnement transverse de la DAF.
• Vous prendrez part également à la mission de communication de la sous-direction :
• Participation à l’élaboration des newsletters et au rapport annuel de la sous-direction en tant que membre du comité éditorial
• Mise à jour du portail de la sous-direction

Profil recherché

Vous détenez un diplôme en gestion administrative et/ou justifiez d’une expérience significative dans le domaine ainsi que dans celui de la communication. Vous maitrisez les outils bureautiques, les méthodes de classement et d’archivage et l’organisation d’évènement. Autonome et réactif, votre esprit d’initiative, votre rigueur et votre sens de l’anticipation, vos qualités relationnelles, votre discrétion et votre sens du travail en équipe sont indispensables à l’exercice de ces missions.