AGENT ADMINISTRATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Arrondissement de Tours; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La direction du pôle Tours centre Nouâtre recherche un secrétaire polyvalent pour assurer le secrétariat et l’accueil des visiteurs, ainsi que l’orientation téléphonique et la gestion des dossiers courants.

Sous l’autorité du chef du pôle, vous serez l’interlocuteur privilégié sur la plateforme Gaëtan pour le personnel civil et militaire, et vous participerez au suivi de dossiers complexes, à l’archivage et au suivi des ordres de mission et des prestations associées.

Qualifications

• Expérience en administration et secrétariat souhaitée.
• Connaissance du commissariat des armées ou du ministère des armées et des anciens combattants appréciée.
• Souhait d’évoluer dans ce domaine d’emploi.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs et les correspondants téléphoniques.
• Être l’interlocuteur privilégié sur la plateforme Gaëtan pour le personnel civil et militaire du site Tours centre.
• Suivre des dossiers complexes ou sensibles au profit du commandement du pôle.
• Organiser des activités planifiées (décompte d’effectif, transport, horaires, lieux).
• Renforcer certaines cellules du pôle en cas de besoin (polyvalence souhaitée).
• Assurer la suppléance du correspondant RH et le suivi des candidatures/stages.
• Conseiller le personnel civil du pôle (congés, CET, Gaëtan).
• Classement et archivage de la production réglementaire du pôle.
• Suivi des ordres de mission et des éléments du SIRH (ISAO).

Connaissances

Accueil & orientation

Gestion du temps (Gaëtan)

Archivage

Conseil au personnel

Outils

SIRH

Description du poste

Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité directe du chef de pôle Tours centre Nouâtre, vous occupez la fonction de secrétaire au sein de la passerelle de pôle. Vous êtes en charge de réaliser toutes les tâches afférentes au secrétariat.
Vos principales missions sont de :

• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques ;
• Être l’interlocuteur privilégié en tant que gestionnaire d’entité de la plateforme Gaëtan (gestion du temps) pour le personnel civil et militaire du site Tours centre.
• Participer au suivi de dossiers complexes ou sensibles au profit du commandement du pôle ;
• Assurer l’organisation de certaines activités planifiées (décompte d’effectif, transport, horaires, lieux…)
• Participer au renfort de certaines cellules du pôle en cas de besoin (polyvalence souhaitée)
• Assurer la suppléance du correspondant RH en son absence ainsi que le suivi au quotidien des prospections et candidatures aux stages
• Apporte son conseil à tout le personnel civil du pôle (congés, CET, Gaëtan etc.)
• Effectuer le classement et l’archivage de toute la production règlementaire du pôle
• Suivi des ordres de mission de la création jusqu’à la liquidation financière, des arrêts maladies du personnel dans le système d’informations ressources humaines (SIRH) correspondant ainsi que l’établissement et compte rendu d’activité Indemnités de sujétion des activités opérationnelles (ISAO).

Profil recherché

Vous avez une expérience en administration et / ou en secrétariat.Vous êtes familier du commissariat des armées ou, tout du moins du ministère des armées et des anciens combattants.Vous souhaitez évoluer au sein de votre domaine d’emploi.