Secretaire de Direction H/F

Ministère des armées; Bordeaux; On-site; EUR 24,000 - 38,000; Full time

Job summary

Le Ministère des Armées, SID de Bordeaux, recherche un secrétaire de direction pour assurer les activités du pôle de direction (directeur et cadre).

Vous serez chargé(e) de la gestion de l’agenda, de l’accueil des appels, de la rédaction et diffusion des courriers via Cor@il, et de l’archivage des documents, tout en participant à l’organisation des réunions et des événements.

Qualifications

• Réceptionner les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs.
• Gestion et suivi de l’agenda de la direction et des tableaux de bord.
• Rédaction, mise en forme et diffusion du courrier et des notes via Cor@il.
• Gestion du registre RPAA des actes administratifs.
• Archivage et classement des documents (trombinoscope, annuaire, organigramme).
• Organisation des réunions et des événements institutionnels.
• Mise à jour des informations sur l’intranet GPSNG et documentation associée.

Responsibilities

• Réceptionner les appels téléphoniques
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction
• Enregistrer et diffuser courrier et notes via Cor@il
• Gérer le registre RPAA des actes administratifs
• Mettre à jour et archiver documents (trombinoscope, annuaire, organigramme)
• Gérer l’agenda de la direction et les tableaux de bord
• Planifier et organiser les réunions (salles, convocations, présentations)
• Participer à l’organisation des événements (journée des partants/arrivants, sainte barbe)
• Mettre à jour les documents sur GPSNG intranet
• Contribuer à des missions complémentaires selon les besoins du service

Skills

Réception appels

Gestion agenda

Organisation réunions

Archivage documents

Dématérialisation/Cor@il

RPAA

Job description

Le titulaire du poste est placé à la Section assistance de direction au Service d'infrastructure de la Défense (SID) de Bordeaux sous l'autorité du secrétaire général. Il est chargé de toutes les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur, directeur adjoint, directeur des opérations).

Vous devrez :

• Réceptionner les appels téléphoniques
• Créer et suivre les ordres de missions de la direction
• Enregistrer, mettre en forme et diffuser le courrier et les notes en mettant en oeuvre les techniques de dématérialisation de transmission de documents sur l'outil Cor@il
• Gérer le registre de publicité des actes administratifs (RPAA)
• Assurer la mise à jour, le classement et l'archivage de documents (trombinoscope, annuaire, organigramme etc.)

En collaboration avec la cheffe de cabinet :

• Gérer l'agenda de la direction et tenir à jour les tableaux de bord (retro planning, fiches)
• Planifier et organiser les réunions (réservation de salles, envoi de convocations, mise en forme des présentations)
• Prendre part à l'organisation des évènements de l'établissement (journée des partants, journée des arrivants, sainte barbe etc.)
• Mettre à jour les documents et les informations sur la communauté de travail et l'intranet (GPSNG)

Ponctuellement :

• Contribuer à la réalisation de missions complémentaires, en fonction des nécessités du service