Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

SAJH Maurice GUIOT; Persan; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

SAJH Maurice GUIOT recherche un/une secrétaire polyvalent(e) pour assurer le secrétariat et les actes administratifs courants, accueillir le public et répondre au standard.

Vous gérerez les agendas, les courriers, la facturation, les dossiers usagers et les transports, et participerez à l’organisation administrative et à l’accueil des stagiaires.

Qualifications

• Secrétaire polyvalent(e) capable de prendre en charge les actes administratifs courants.
• Gestion du courrier, des dossiers et des documents.
• Maîtrise des outils de secrétariat et de bureautique.

Responsabilités

• Gérer l’accueil physique et téléphonique du public et filtrer les appels.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Effectuer le tri, l’enregistrement, la distribution et l’affranchissement du courrier.

Connaissances

Accueil et standard

Gestion administrative

Gestion des agendas

Facturation

Accueil du public

Description du poste

RECHERCHE UN/UNE SECRETAIRE

VOS MISSIONS :

• Assurer le secrétariat et exécute des actes administratifs courants.

Accueil et communication

• Gérer l’accueil physique en informant et en orientant le public
• Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Effectuer le tri, l’enregistrement, la distribution, et l’affranchissement du courrier.

Organisation administrative

• Concevoir, saisir et mettre en forme les courriers et autres documents (compte-rendu, notes d’information,…) et les diffuser aux personnes concernées.
• Classer et archiver les documents.
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (cartes carburant, constructions, assurance, sorties, formations,…) dans les délais impartis.
• Etablir les commandes de fournitures et vérifier la conformité des livraisons en optimisant les coûts.
• Planifier les repas du service ou de l’établissement.
• Accueillir les stagiaires/contrats aidés et procéder à leur apprentissage des activités de secrétariat.

Gestion et facturation

• Gestion du dossier administratif unique de l’usager.
• Demander les prises en charge auprès des organismes
• Effectuer les déclarations auprès des organismes.
• Réaliser la facturation
• Transports : Gérer le planning des départs en week-end et des transports et commander les transports nécessaires
• Ouvrir et renouveler les dossiers MDPH et aides sociales et alerter de leur renouvellement proche
• Répondre aux enquêtes des différents partenaires institutionnels
• Effectuer les indicateurs de suivi mensuels et les états trimestriels et les communiquer aux partenaires institutionnels

Pour Poste à pourvoir dès possible