CHEF DU SECRETARIAT DU GROUPEMENT SERVICES GENERAUX

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Hyères; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement et la coordination des activités du service.

Vous serez chargé(e) de la rédaction et de la mise en forme des documents, du suivi des frais et du classement, ainsi que du encadrement du personnel du secrétariat. Poste à pourvoir en gestion d’équipe et travail en collaboration avec les organismes présents sur la BAN.

Qualifications

• Compétences organisationnelles solides et maîtrise des outils bureautiques du pack Microsoft Office.
• Connaissance des techniques de secrétariat et capacité à travailler en équipe.
• Rigueur et autonomie au quotidien.

Responsibilities

• Superviser et coordonner les activités du secrétariat.
• Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs.
• Gérer les flux de communication: accueil téléphonique et orientation des appels.
• Saisir, suivre et liquidider les ordres de mission via CHORUS DT.
• Mettre en ligne les ordres du groupement et réaliser les achats selon les moyens autorisés.
• Encadrer et former le personnel placé sous votre responsabilité.
• Gérer le courrier arrivant (messagerie NEMO, courriels, courrier postal) et sa diffusion.
• Mettre à jour l’agenda du chef de groupement sous Outlook.
• Effectuer un appel journalier des personnels civils du groupement

Skills

Organisation et gestion du temps

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Tools

Microsoft Office

Job description

Vos missions en quelques mots

Vous serez chargé d’assurer le bon fonctionnement et la coordination des activités administratives du service. Au quotidien, vos missions porteront notamment sur la gestion du courrier (arrivée et départ), la rédaction et la mise en forme de documents, le suivi des frais de déplacement via le logiciel dédié, ainsi que le classement et l’archivage des documents.
En tant que responsable, vous encadrerez et accompagnerez le personnel du secrétariat, en particulier lors de leur prise de fonction. Vous contribuerez également à la réalisation et au suivi des achats au profit des organismes présents sur la BAN.
Plus particulièrement, vous :

• Superviserez et coordonnerez les activités du secrétariat
• Assurerez la rédaction, la mise en forme et l’archivage des documents administratifs dans le respect des normes en vigueur
• Gérerez les flux de communication : accueil téléphonique et orientation des appels
• Saisirez, suivrez et liquiderez les ordres de mission via CHORUS DT
• Assurerez la mise en ligne des ordres du groupement
• Réaliserez et suivrez les achats en utilisant les moyens de paiement autorisés en AGSC
• Encadrerez, formerez et accompagnerez le personnel placé sous sa responsabilité
• Gérerez le courrier “ arrivée “ (messagerie officielle NEMO, courriels, courrier postal) et assurerez sa diffusion
• Mettrez à jour l’agenda du chef de groupement sous Outlook
• Effectuerez un appel journalier des personnels civils du groupement

Profil recherché

Vous devez faire preuve de solides compétences organisationnelles et maîtriser les outils bureautiques du pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Vous connaissez les techniques de secrétariat. En outre, vous savez faire preuve de rigueur, d’autonomie et savez travailler en équipe.