Un(e) Agent(e) administratif(ve)

ALEFPA; France; Hybrid; EUR 19,000 - 28,000; Full time

Job summary

ALEFPA recherche un secrétaire polyvalent pour assurer des fonctions variées au sein du secrétariat. Vous enregistrerez les factures, gèrerez les achats et assurerez le suivi des commandes et des livraisons, tout en préparant des devis et en assurant la relation avec les fournisseurs.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des professionnels et la direction, avec un diplôme de secrétariat et une aisance relationnelle attendus.

Qualifications

• Diplôme de niveau 3 dans le domaine du Secrétariat.
• Expérience souhaitée.
• Maîtrise de l’outil informatique.
• Aisance relationnelle, capacité d’écoute et de communication.

Responsibilities

• Enregistrement et suivi des factures.
• Gestion des achats et des approvisionnements : fournitures de bureau, produits d’entretien, petits équipements et divers besoins de la structure.
• Réalisation de devis et recherche de fournisseurs, en veillant au meilleur rapport qualité/prix.
• Comparaison des offres et tarifs fournisseurs, suivi des commandes et des livraisons.
• Suivi des véhicules : assurances, entretien, contrôles, procès-verbaux et démarches liées au parc automobile.
• Réalisation et mise en forme des courriers et documents destinés à l’extérieur.
• Préparation et mise en forme de comptes rendus de réunion et leur diffusion.
• Classement, enregistrement et envoi des courriers et documents.
• Gestion et suivi des clés de l’établissement et des accès.
• Suivi des besoins matériels et logistiques en lien avec les services.

Skills

Informatique

Aisance relationnelle

Écoute active

Communication

Education

Diplôme de niveau 3 dans le domaine du Secrétariat

Job description

Vous serez affecté(e) au secrétariat, et vous exercerez des fonctions polyvalentes.

Vous aurez en charge:

• L’enregistrement et le suivi des factures ;
• La gestion des achats et des approvisionnements : fournitures de bureau, produits d’entretien, petits équipements et divers besoins de la structure ;
• La réalisation de devis et la recherche de fournisseurs, en veillant à obtenir le meilleur rapport qualité/prix pour les achats de l’établissement ;
• La comparaison des offres et des tarifs fournisseurs, ainsi que le suivi des commandes et des livraisons ;
• Le suivi des véhicules de la structure : assurances, entretien, contrôles, procès-verbaux et autres démarches administratives liées au parc automobile ;
• La réalisation, la rédaction et la mise en forme des courriers et documents destinés à l’extérieur (conventions, factures, courriers administratifs, etc.) ;
• La préparation et la mise en forme de comptes rendus de réunion, ainsi que leur diffusion ;
• Le classement, l’enregistrement et l’envoi des différents courriers et documents ;
• La gestion et le suivi des clés de l’établissement : attribution, restitution, tenue du registre des clés et suivi des accès aux différents locaux ;
• Le suivi des besoins matériels et logistiques de la structure, en lien avec les différents services et professionnels.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des professionnels, les Cheffes De Service et le Directeur.

• Diplôme de niveau 3 dans le domaine du Secrétariat
• Expérience souhaitée
• Maîtrise de l’outil informatique
• Aisance relationnelle, capacité d’écoute et de communication

Poste à pourvoir Poste à pourvoir au 01/12/2026

Poste à pourvoir A compter du 02/11/2026