Secretaire Direction H/F

Rambouillet-Emplois; Rambouillet; On-site; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

Rambouillet-Emplois recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assister l’échelon de direction de la PFC RBT. Vous organiserez les réunions, accueillerez les visiteurs et gérerez le secrétariat quotidien avec rigueur et sens du relationnel, en travaillant en transversal avec les autres divisions et les gestionnaires du CSP.

Vous rédigerez et mettrez à jour les notes internes, l’organigramme et assurerez le suivi des achats, du courrier et des transports lorsqu’impliqués par les activités

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou administration souhaitée.
• Bonne maîtrise du pack Office et des outils bureautiques.
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe indispensable.

Responsibilities

• Organiser les réunions
• Accueillir les visiteurs
• Organiser les journées cohésion de l'organisme (rédaction de notes, demande de transport bus ou voiture etc...)
• Rédiger et mettre à jour les notes internes
• Mettre à jour l’organigramme de la PFC RBT selon les mouvements
• Gérer les coffres et boîtes à clefs
• Rédiger les bons de commande avec l’EDA concernant les activités de l’organisme
• Contribuer à l’organisation annuelle du forum fournisseurs
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et passer les commandes afférentes
• Assurer le secrétariat du bureau sécurité et la gestion du courrier de la PFC RBT
• Suppression de la gestionnaire pilotage budgétaire en qualité de correspondant EUREKA et du CSP du QGE
• Transmettre les informations nécessaires à la SPA quotidienne et à la gestion RH pour les PC et les PM
• Être le point de contact du CSP
• Travailler en transverse avec les autres divisions et les gestionnaires du CSP

Skills

Organisation réunions

Accueil visiteurs

Rédaction notes internes

Gestion courrier

Secrétariat

Relationnel

Travail transverse

Education

Baccalauréat

Tools

CHORUS DT

Job description

Vous avez pour missions principales d'assurer des tâches de secrétariat et d'assister l'échelon de direction de la PFC RBT.

A ce titre, vous :

• Organisez les réunions
• Accueillez les visiteurs
• Organisez les journées cohésion de l'organisme (rédaction de notes, demande de transport bus ou voiture etc...)
• Rédigez et mettez à jour toutes les notes internes
• Mettez à jour l'organigramme de la PFC RBT an fonction des mouvements de mobilité des agents
• Gérez les coffres et boîtes à clefs
• Rédigez les bons de commande avec l'EDA concernant les activités de l'organisme
• Contribuez à l'organisation annuelle du forum fournisseurs
• Assurez le suivi des fournitures de bureau et passez les commandes afférentes
• Vous assurez également le secrétariat du bureau sécurité et la gestion du courrier de la PFC RBT.

Vous suppléez la gestionnaire pilotage budgétaire en qualité de correspondant EUREKA, dans le cadre du traitement et suivi des ordres de mission dans CHORUS DT et en qualité de correspondant suppléant du CSP (Centre de Service Partagé) du QGE.

A ce titre, vous :

• transmettez toutes les informations nécessaires à la SPA quotidienne ainsi qu'à la gestion RH pour les PC et les PM
• êtes le point de contact du CSP

Rigoureux, le candidat doit également faire preuve d'aisance relationnelle et d'une appétence pour le travail en transverse avec les autres divisions et les gestionnaires du CSP