Responsable administrative h/f

CY Cergy Paris Université; Arrondissement d'Évry; Sur place; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Remboursement 75 % du titre deTransp

Mutuelle

Formation interne

Résumé du poste

CY Cergy Paris Université recherche la responsable administrative du site de formation à Evry. Sous la responsabilité pédagogique et avec la responsable administrative de composante, vous assurez la gestion administrative, financière et logistique du site.

Vous coordonnez les ressources humaines, le suivi budgétaire et les achats, et vous assurez le respect des procédures internes. Poste basé sur le campus d’Evry avec 38h35/semaine et rémunération nette mensuelle entre 1 700 € et 1 950 €.

Qualifications

• Connaître le système éducatif et les règles applicables aux établissements publics.
• Maîtriser la gestion administrative, financière et du personnel.
• Savoir coordonner les moyens et piloter des projets transverses.

Responsabilités

• Mettre en œuvre et suivre la politique administrative du site.
• Gérer les ressources humaines, encadrer les équipes et planifier l’activité.
• Participer à l’élaboration et au suivi du budget et des achats.

Connaissances

Gestion administrative

Management d’équipe

Ressources humaines

Contrôle budgétaire

Outils

Apogée

Celcat

Saghe

Sifac

Compas

Description du poste

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université

au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion. Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants. Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi. L’INSPÉ de l’académie de Versailles est à la fois composante de l’université et un institut académique en partenariat avec les 5 universités de l'académie, l’INSEI et le rectorat. L’INSPÉ a pour mission la formation initiale et continue des enseignants. Il est réparti sur les 4 départements de l’académie et sur 5 sites en ce qui concerne la composante.

Mission

La responsable administrative du site (RAS) de formation assure auprès du responsable pédagogique de site (RPS) et sous la responsabilité de la responsable administrative de composante, la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que la gestion et le suivi des heures enseignants. La RAS est également référente INSPÉ pour les formations MEEF 2nd degré et secrétaire pédagogique pour le parcours Histoire-Géographie MEEF 2nd degré de l’université d’Évry – Paris Saclay.

Activités

• En matière de pilotage :
  Mettre en place la politique de l’établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site
  Mesurer l’activité des équipes administratives et techniques et contrôler l’utilisation des moyens : adéquation charges moyens
  Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect
  Veiller au respect de la convention cadre de partenariat signé entre Cergy Paris Université et l’université d’Évry Paris Saclay. Être l’interlocuteur privilégié de l’université d’Évry Paris Saclay
  Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d’amélioration
  Alerter la direction sur des risques potentiels
  Prendre part aux décisions du Comité de pilotage du site
  Faire le lien entre les formations MEEF / M2E / DIU 2nd degré de l’université d’Evry Paris Saclay et l'INSPÉ
• En matière de ressources humaines :
  La RAS a autorité sur l’ensemble des personnels de l'INSPÉ du site
  Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs
  Encadrer et animer les équipes administratives et techniques
  Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs
  Évaluer les besoins en formation
  Planifier l’activité des équipes administratives du site
  Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail
  Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux
  La RAS travaille en coordination avec le service des ressources humaines de la composante et en collaboration directe avec la RAC
• En matière financière :
  Participer à l’élaboration du budget
• Gestion Des Achats Et Missions :
  • Analyser les demandes d’achat travaux, fournitures, services de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
  • Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
  • Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits
  • Gérer les frais liés aux déplacements professionnels demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs
  • Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée
  • Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche
• En matière juridique :
  Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes
  Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d’activité en collaboration avec la RAC
  Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections
• En matière de sécurité :
  Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et de sécurité
• En matière de scolarité :
  Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis et arrêtés au niveau de la composante
  Mettre en œuvre la réglementation liée à la formation et au concours
  S’assurer du bon déroulement des examens
  S’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données relatives à la scolarité des étudiants du site (vérification de la saisie des notes, des tableaux synoptiques, des PV)

Compétences

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters,
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles,
• Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics,
• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac, Compas).
• Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités,
• Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d’hygiène et de sécurité
• Savoir faire preuve de rigueur afin d’organiser les services dont il a la charge,
• Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés,
• Savoir anticiper, planifier, alerter et rendre-compte aux autorités idoines,
• Savoir faire appliquer les procédures administratives et faire respecter les calendriers de l’INSPÉ.
• Encadrer, animer une équipe, voire gérer d’éventuelles tensions relationnelles,
• Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens,
• Savoir expliquer et appliquer les textes applicables au site, au personnel et aux usagers,
• Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l’INSPÉ.

Conditions De Travail

• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois)
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à la mutuelle
• Politique de formation interne développée
• Poste basé sur le campus d'Evry (91)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.

Référence de l'offre : 8ngq9h69k3