Assistant administratif relations internationales h/f

INSPE; Saint-Germain-en-Laye; Hybrid; EUR 17,000 - 20,000; Full time

Benefits offered by this job

Offre sportive et culturelle

Job summary

L’INSPE, basé à Saint-Germain-en-Laye, recherche un référent administratif pour les Relations internationales et éducation artistique et culturelle. Vous coordonnez les mobilités entrantes/sortantes, traitez les nominations, élaborerez les contrats d’étude et les emplois du temps, et assurez le secrétariat pédagogique des étudiants Erasmus+.

Poste en CDD d’1 an renouvelable, 38h35/semaine, avec 75% remboursements transport, jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine et formation interne.

Qualifications

• Organisation et respect des délais exigés dans les dossiers administratifs.
• Rigueur et attention aux détails lors de relecture de documents.
• Ouverture et disposition à demander de l’aide si nécessaire.
• Réactivité et capacité à gérer des situations imprévues avec efficacité.
• Sens relationnel et service public; discrétion et confidentialité attendues.
• La connaissance de l’anglais ou d’outils de traduction est appréciée.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Renseigner et tracer les demandes en interne et avec partenaires.
• Mettre à jour bases de données et tableaux de suivi.
• Rédiger des rapports et diffuser documents internes.
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés.
• Contribuer à la logistique et aux opérations du service RI.

Skills

Accueillir et messages

Travailler en équipe

Rédiger rapports

Savoir rendre compte

Organisation et respect des délais

Réactivité

Sens du service public

Tools

Microsoft Office 365

Démarches Numériques

Job description

Sous la supervision de la cheffe de service Relations internationales et éducation artistique et culturelle et en lien avec le chargé de mission relations internationales.

1/ Mobilités entrantes et sortantes

Pour tous les étudiants inscrits à l’INSPÉ de l’académie de Versailles:

• coordonner les mobilités entrantes et sortantes dans le cadre du programme ERASMUS+, en lien avec la Direction Formations Internationales et Mobilités de CY-Cergy Paris Université.
• Travail collaboratif avec les responsables de formation : traitement des nominations, élaboration des contrats d’étude et des emplois du temps etc
• Travail collaboratif pour le suivi administratif des étudiants Incoming avec les secrétariats pédagogiques (assiduité, relevés de notes etc)
• Secrétariat pédagogique pour les étudiants Erasmus +
• Organisation des soutenances du Portfolio(2 fois par an)
• Suivi des conventions de stage avec le service de la scolarité pour la mobilité sortante de stage
• Suivi des demandes d’hébergement au CROUS
• Coordination des mobilités sortantes d’études.

Pour les personnels de l’INSPÉ composante CY

• Suivi administratif des dossiers de mobilité des personnels

2/ Suivi budgétaire des dépenses du service RI

3/ Valorisation de la politique des RI de l’INSPÉ

• Coordination logistique de la participation de l’INSPÉ aux Erasmus Days CY
• Logistique et suivi administratif de l’accueil de délégations étrangères et de personnels d’universités partenaires
• Participation à la communication externe
• Suivi des demandes sur l’adresse générique

Activités principales :

• Saisir et mettre à jour des bases de données et des tableaux de suivi
• Saisir et mettre à jour des documents divers, les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l’écrit
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés
• Traiter les informations et demandes en interne
• Participer aux opérations de logistique du service
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Déplacements sur les 4 sites INSPÉ possibles et à Cergy en centrale.

Compétences :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir toutes demandes et y répondre
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques de l’environnement Microsoft Office 365 et connaissance de la plateforme Démarches Numériques

Qualités :

• Sens de l’organisation et de respect des délais
• Rigueur et attention aux détails dans la relecture des documents administratifs
• Ouverture et disposition à demander de l’aide
• Réactivité et capacité à gérer des situations imprévues avec efficacité
• Sens relationnel
• Sens du service public: discrétion, déontologie, confidentialité, neutralité
• La connaissance de l’anglais ou d’outils de traduction sont appréciés

Conditions de travail

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement) et aux agents non titulaires

CDD de 1 an renouvelable

38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Politique de formation interne développée

Poste basé à St Germain en Laye

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie C/ATRF) : entre 1500€ et 1750€ net par mois / reprise de la situation administrative pour les titulaires.