Responsable administrative h/f

INSPE; Arrondissement d'Évry; Sur place; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle d’entreprise

Formation interne

Poste basé sur le campus Evry (91)

Activités sportives et culturelles

Résumé du poste

INSPE Evry recherche une Responsable Administrative du site (RAS) pour assurer la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que le suivi des heures enseignants.

Elle coordonnera les activités RH et planifiera les moyens nécessaires, tout en veillant au respect des procédures et au suivi des examens et de la scolarité des étudiants du site.

Qualifications

• Connaître le système éducatif et la réglementation des masters.
• Maîtriser les procédures administratives et financières des EPST/Établissements publics.
• Savoir coordonner les services et piloter les activités du site.

Responsabilités

• Mettre en place la politique administrative du site et assurer son suivi.
• Gérer les ressources humaines et animer les équipes administratives et techniques.
• Gérer le budget, les achats et les missions du site.
• Veiller au bon déroulement de la scolarité et des examens.
• Assurer le lien avec l’université et la RAC, et rendre compte des activités.

Outils

Apogée

Celcat

Saghe

Sifac

Compas

Word

Excel

Outlook

Description du poste

La responsable administrative du site (RAS) de formation assure auprès du responsable pédagogique de site (RPS) et sous la responsabilité de la responsable administrative de composante, la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que la gestion et le suivi des heures enseignants.

La RAS est également référente INSPÉ pour les formations MEEF 2nd degré et secrétaire pédagogique pour le parcours Histoire-Géographie MEEF 2nd degré de l’université d’Évry – Paris Saclay.

ACTIVITÉS

En matière de pilotage

Mettre en place la politique de l’établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site

Mesurer l’activité des équipes administratives et techniques et contrôler l’utilisation des moyens : adéquation charges moyens

Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect

Veiller au respect de la convention cadre de partenariat signé entre Cergy Paris Université et l’université d’Évry Paris Saclay. Être l’interlocuteur privilégié de l’université d’Évry Paris Saclay

Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d’amélioration

Alerter la direction sur des risques potentiels

Prendre part aux décisions du Comité de pilotage du site

Faire le lien entre les formations MEEF / M2E / DIU 2nd degré de l’université d’Evry Paris Saclay et l'INSPÉ

En matière de ressources humaines

La RAS a autorité sur l’ensemble des personnels de l'INSPÉ du site

Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs

Encadrer et animer les équipes administratives et techniques

Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs

Évaluer les besoins en formation

Planifier l’activité des équipes administratives du site

Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail

Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux

La RAS travaille en coordination avec le service des ressources humaines de la composante et en collaboration directe avec la RAC

En matière financière

Participer à l’élaboration du budget

Gestion des achats et missions :

- Analyser les demandes d’achat travaux, fournitures, services de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière

- Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

- Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits

- Gérer les frais liés aux déplacements professionnels demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs

- Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée

- Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le service financier de la composante et la RAC

En matière juridique

Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes

Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d’activité en collaboration avec la RAC

Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et la RAC

En matière de sécurité

Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et de sécurité

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et de la direction de l’Hygiène, de la sureté et de l’environnement des universités de Cergy Paris Université et Évry Paris Saclay

En matière de scolarité

Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis et arrêtés au niveau de la composante

Mettre en œuvre la réglementation liée à la formation et au concours

S’assurer du bon déroulement des examens

S’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données relatives à la scolarité des étudiants du site (vérification de la saisie des notes, des tableaux synoptiques, des PV)

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec la RAC adjointe et la RAC

COMPÉTENCES

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters,
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles,
• Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics,
• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac, Compas).
• Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités,
• Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d’hygiène et de sécurité
• Savoir faire preuve de rigueur afin d’organiser les services dont il a la charge,
• Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés,
• Savoir anticiper, planifier, alerter et rendre-compte aux autorités idoines,
• Savoir faire appliquer les procédures administratives et faire respecter les calendriers de l’INSPÉ.
• Encadrer, animer une équipe, voire gérer d’éventuelles tensions relationnelles,
• Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens,
• Savoir expliquer et appliquer les textes applicables au site, au personnel et aux usagers,
• Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l’INSPÉ.

Conditions de travail

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois)

38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Participation employeur à la mutuelle

Politique de formation interne développée

Poste basé sur le campus d'Evry (91)

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.